Hromadné operace

Hromadné úpravy

Hromadné úpravy můžete provést ve většině seznamů v Daktele (např. CRM, Tickety, Znalostní báze, Kampaňové záznamy, Reporty atd.)

• Vyberte položky, které chcete hromadně upravit, zaškrtnutím polí na začátku každé řádky.

• Kliknutím na tlačítko Změnit otevřete dialogové okno Hromadná úprava.

• Nastavte změny: u každého pole z rozbalovacího seznamu vyberte Žádná změna, Prázdné, nebo Změnit na a do pole vedle rozbalovacího seznamu zadejte hodnotu, na kterou chcete záznam změnit.

• Klikněte na Změnit v pravém dolním rohu.

• Vyčkejte na dokončení procesu. Poté klikněte na Načíst nová data nad seznamem položek.

Sloučení

Sloučit položky můžete v seznamech CRM Kontaktů a Společností a v Ticketech.

• Vyberte položky, které chcete sloučit, zaškrtnutím polí na začátku každé řádky.

• Kliknutím na tlačítko Sloučit otevřete dialogové okno Sloučení.

• Vyberte informace, které chcete přenést do sloučené položky.

  • V řádcích s přepínači můžete vybrat pouze jednu položku. Informace, které nevyberete, budou ztraceny!

  • V řádcích se zaškrtávacími políčky můžete vybrat libovolné množství.

  • Kliknutím na Vlastní úpravy se vám otevře možnost pro vlastní úpravy informací ticketu.

• Klikněte na Sloučit v pravém dolním rohu.

Hromadné smazání

Hromadné smazání můžete provést ve většině seznamů v Daktele (např. CRM, Tickety, Znalostní báze, Kampaňové záznamy, Reporty atd.)

• Vyberte položky, které chcete hromadně smazat, zaškrtnutím polí na začátku každé řádky.

• Kliknutím na tlačítko Smazat otevřete dialogové okno Mazání.

• Smazání potvrďte kliknutím na Smazat.

• Vyčkejte na dokončení procesu. Poté klikněte na Načíst nová data nad seznamem položek.

Hromadná anonymizace

Od verze 6.21 lze hromadně anonymizovat v CRM Kontaktech, Ticketech, Výpisech → Interakcích a Výpisech → Aktivitách.

V CRM Kontaktech a Ticketech označte položky v seznamu, které chcete anonymizovat, a klikněte na tlačítko GDPR výmaz/Smazat tickety a anonymizovat aktivity nad seznamem.

Ve Výpisech nejdříve vyfiltrujte interakce nebo aktivity, které chcete anonymizovat, a poté klikněte na tlačítko Anonymizovat nad seznamem.

Anonymizovaná data budou z vaší domény vymazána, ale jejich název zůstane v databázi domény.

Export

Exportovat položky můžete ve většině seznamů v Daktele.

• Klikněte na tlačítko Export nad seznamem. Otevře se dialogové okno Export.

• Vlevo je seznam polí, které lze vyexportovat – ty tvoří sloupce souboru, který bude vyexportován.
  

  • Nastavte pořadí sloupců zadáním čísel k jednotlivý polím, která chcete exportovat. Vyexportována budou pouze pole s čísly. Chcete-li vyexportovat všechna pole ve výchozím pořadí, nezadávejte žádná čísla.

  • Kliknutím na šipky zobrazíte další pole. Rozšířená pole se vyexportují, pouze pokud k nim zadáte číslo určující pořadí sloupce.

  • Máte-li vlastní pole a chcete je vyexportovat, naleznete je na konci seznamu.

• Vpravo nastavte obecná nastavení exportu:

  • Zadejte vlastní název souboru v poli Jméno souboru.

  • Exportovat unikátní název: zapněte, chcete-li vyexportovat i unikátní názvy.

  • Automatické stahování: zapněte, chcete-li po kliknutí na Export automaticky stáhnout soubor.

  • Formát výstupu: zapněte, chcete-li pole vyexportovat s formátováním – např. časy: 72 → 00:01:12, směr: in → Incoming etc.

  • Typ exportu: vyberte XLSX nebo CSV.

  • Separátor pro volitelné pole s multi hodnotami: zadejte separátor, který se použije, když vaše vlastní pole budou mít více hodnot.

• Když nastavíte pořadí sloupců a obecná nastavení exportu, můžete si Uložit nastavení do exportního schématu, abyste je mohli příště použít znovu. Poté zahajte stahování exportního souboru kliknutím na tlačítko Export v dolní částí dialogového okna.

Exportní schémata

Pokud potřebujete často exportovat soubory se stejnými nastaveními, uložte si je do schématu a ušetřete tak příště čas.

• Nastavte export dle instrukcí výše.

• Než v posledním kroku kliknete na Export, klikněte na Uložit jako v horní části dialogového okna.

• Zadejte název schématu a klikněte na Uložit.

• Když budete příště exportovat, můžete proces zahájit:

  • přímo ze seznamu položek. Vyberte svoje schéma z rozbalovacího seznamu na tlačítku Export:

    

  • z dialogového okna Export. Vyberte svoje schéma a klikněte na Export.
    

    

Import

Klikněte na tlačítko Import v pravém horním rohu seznamu. Otevře se dialogové okno Import.

Krok 1

• Stáhněte šablonu ve formátu .xlsx nebo .csv, případně použijte vlastní soubor. Pokud však budete mít sloupce v jiném pořadí, budete je muset v dalších krocích importovacího procesu manuálně spárovat.

• Vyplňte nebo nakopírujte do importovacího souboru data.

• Soubor vyberte nebo ho přetáhněte do dialogového okna Import. Klikněte na Další.

Krok 2

Nastavte import.

• Použít první řádek: zvolte Ano, pokud vaše data nemají nadpisy a chcete importovat i první řádek.

• Importovat unikátní název: zvolte Ano, pokud má importovaný soubor sloupec s unikátními názvy. Pokud používáte šablonu, ta sloupec s unikátním názvem neobsahuje.

• Kontrola duplicit: zvolte Ano, pokud chcete kontrolovat, zde existují duplicitní záznamy. Ve výchozím nastavení se kontroluje Název. Pokud importujete jedinečný název, kontroluje se ten.

• Přeskočit existující záznamy: zvolte Ano, pokud chcete duplicitní záznamy přeskočit. Pokud zvolíte Ne, co se stane při nalezené duplicitě můžete nastavit v dalším kroku.

• Separátor pro volitelné pole s multi hodnotami: pokud jsou všechny vaše hodnoty volitelných polí s multi hodnotami v jednom sloupci, zvolte separátor.

Klikněte na Další pro pokračování na další krok.

Krok 3

Přetáhněte sloupce vaší tabulky vpravo do příslušných polí vlevo. Pokud jste použili šablonu, sloupce již budou nastavené správě automaticky. Použijte šedá tlačítka nad názvy vašich sloupců, chcete-li přiřadit sloupce dle názvu, dle pořadí nebo přiřazení zrušit.

Pokud jste v minulém kroku nastavili Kontrolu duplicit na Ano a Přeskočit existující záznamy na Ne, zvolte, zda chcete v případě duplicitní hodnoty pole Přepsat nebo Přidat nový záznam.

Klikněte na Další pro pokračování na další krok.

Krok 4

Zobrazí se přehled záznamů připravených k importu. V tomto kroku můžete Uložit nastavení do importního schématu pro použití v budoucnosti. Zadejte Název schématu a klikněte na tlačítko Vytvořit.

Import zahájíte kliknutím na tlačítko Import.

Vyčkejte, než se proces dokončí. Pokud proběhne správně, v horní části stránky se zobrazí notifikace. Klikněte na tlačítko Načíst nová data, aby se vaše nové záznamy zobrazily v seznamu.

Pokud došlo během importu k chybám, automaticky se stáhne soubor s chybami. Opravte chyby a celý proces dle potřeby opakujte.

Importní schémata

Pokud potřebujete často importovat soubory se stejnými nastaveními, uložte si je do schématu a ušetřete tak příště čas.

• Nastavte import dle instrukcí výše.

• Než v posledním kroku kliknete na Import, klikněte na Vytvořit v horní části dialogového okna.

• Když budete příště exportovat, můžete proces zahájit přímo ze seznamu položek. Vyberte svoje schéma z rozbalovacího seznamu na tlačítku Import:

  

• Vyberte soubor pro import a klikněte na Další. Přejdete rovnou na Krok 4 importovacího procesu.

Požadavky pro soubor k importu

Kódování:

• .csv – požadované kódování UTF8

• .xlsx – standardní kódování Excel

Typy polí

Buňky musí být před uložením souboru formátované jako text.

Počet polí

Doporučený maximální počet polí je 25, tedy sloupce A–Z. V některých případech se nemusí import s více poli zdařit.

Oddělovač polí

• ✔️ čárka nebo středník (, ;)

• ❌ tab, mezera, další oddělovače

Oddělovač pro pole s více hodnotami

Během nastvení importu můžete vybrat, který oddělovač jste ve svém souboru použili. Doporučujeme používat čárky, tečky nebo středníky (, . ;).

Export z CRM do záznamů

Otevřete si CRM → Kontakty.

Klikněte na Export do záznamů nad seznamem. Otevře se dialogové okno Export do záznamů.

• Kontrola duplicit: Ve výchozím nastavení je duplicita kontrolována podle telefonního čísla.

• Separátor pro vlastní pole s multi hodnotami: Používá se při importu několika polí CRM do vlastního pole záznamu s jednou hodnotou. Pokud může mít vlastní pole záznamu více hodnot, nastaví se každá hodnota samostatně.

• Typ záznamu: zvolte do kterého záznamu chcete exportovat vaše kontakty.

• Uživatel: zvolte uživatele kterého chcete přiřadit k záznamu nebo zvolte žádný.

• Statusy: zvolte status pro záznam. 

• Akce: zvolte jedu ze čtyř možností – Nepřiřazeno, Hotovo, Přeplánováno a Volat okamžitě.

• Pole: spárujte pole kontaktu s poli záznamu.

Klikněte na Export do záznamů pro dokončení exportu kontaktů.