Databáze

V Spravovat → CRM → Databáze můžete nastavit různé databáze, v kterých budete ukládat informace o svých Kontaktech a Společnostech. Pomocí databází můžete používat různé formuláře pro Kontakty a Společnosti podle toho, jaké informace do nich operátoři zadávají.

Vytvořit novou databázi/Upravit databázi

Chcete-li založit novou Databázi, klikněte na tlačítko Přidat nový.

Chcete-li použít již existující Databázi jako vzor, klikněte na tlačítko Klonovat ve sloupci Akce.

Chcete-li upravit již existující Databázi, klikněte na její název.

Otevře se detail Databáze.

Pole	Popis
Název	Zadejte název databáze.
Popis	Zadejte popis.
Automaticky zobrazit kartu v kontaktech	Zvolte která karta se automaticky zobrazí při otevření kontaktu.
Automaticky zobrazit kartu ve společnostech	Zvolte která karta se automaticky zobrazí při otevření společnosti.
Výchozí	Vaše výchozí databáze bude předvybraná, když vytvoříte nový CRM kontakt nebo společnost. Pokud nechcete mít žádnou databází předvybranou, odškrtněte výchozí databázi. Pozor: Když vyberete výchozí databázi, zruší se tím předchozí nastavení výchozí databáze.

Databázi uložte.

Kontakty – nastavení formuláře databáze

V Spravovat → CRM → Databáze klikněte na Formulář kontaktů – zde si můžete nadefinovat vlastní formulář pro kontakty. Bez vlastního formuláře budete moct CRM modul Kontakty využívat pouze s těmito základními poli: Název, Jméno, Příjmení, Společnost, Uživatel a Popis. Doporučujeme nastavit si pole, která budete potřebovat při své každodenní práci.

Do verze 6.20 můžete formulář pro kontakty nastavit v Spravovat → CRM → Kontakty.

Nastavení rozložení polí ve formuláři

Přetáhněte Kontejner z Výběru sekcí do formuláře. Zadejte název.
Klikněte na tlačítko Nastavení, kde můžete nastavit, zda má být kontejner při otevření rozbalený, napsat rich-text popis a nastavit dynamické zobrazení.
Přetáhněte pole z Výběru položek do kontejneru. Pokud chcete nastavit více sloupců, klikněte na tlačítko Rozdělit a pomocí tlačítek plus a minus nastavte jejich šířku.
Klikněte na tlačítko Nastavení , kde můžete nastavit tooltip pro operátory (zobrazí se před polem), dynamické zobrazení a další nastavení (Zobrazit v seznamu, Zobrazit v aktivitě, Skryté pro operátory, Pouze ke čtení, Zobrazit v hovoru, Povinná položka – přejeďte přímo v Daktele myší na tooltip a zobrazí se popis jednotlivých nastavení).
Proces opakujte dle potřeby.
Formulář uložte.

Vytvořit nové pole/Aktualizovat pole

Chcete-li pole aktualizovat, klikněte u daného pole na Aktualizovat v seznamu Výběr sekcí nebo ve vašem formuláři.
Chcete-li vytvořit nové pole:
1. od základu, klikněte na Přidat nový v seznamu Výběr položek, nebo
2. podobné již existujícímu, klikněte na Klonovat u pole, které chcete použít jako šablonu.
Zadejte Název a zvolte Typ pole – viz přehled níže. Zvolte, zda chcete povolit vícenásobné zadávání hodnot a zda chcete hodnoty validovat pomocí regulárního výrazu. Unikátní název se vyplní automaticky po uložení. Pokud chcete, vyplňte Popis.

Přehled typů pole

Vlastní pole jsou Společná u Ticketů, CRM kontaktů, společností a záznamů. Pokud provedete změnu u jednoho propíše se to i u ostatních.

Pole	Popis použití	Další nastavení
Text	Zadejte jakýkoli text.
Textová oblast	Zadejte jakýkoli text – větší pole. Maximální počet znaků pro Textovou oblast je 17M znáků.	Můžete nastavit počet řádků, který bude oblast obsahovat.
Selectbox	Zvolte hodnotu z rozbalovacího seznamu. Pokud jsou povoleny vícenásobné hodnoty, budou v oddělených polích. Maximální počet znaků pro Selectbox je 128 znaků.	Při vytváření pole je třeba nastavit hodnoty. Pomocí šipek nahoru a dolu můžete položky přesouvat a pomocí tlačítka Řazení je seřadit dle abecedy. Pokud odeberete nebo změníte některou položku, v CRM modulu ztratíte přístup k hodnotě uložené v tomto poli.
MultiSelectbox	Zvolte jednu nebo více hodnot z rozbalovacího seznamu. Všechny hodnoty budou ve stejném poli.	Při vytváření pole je třeba nastavit hodnoty. Pomocí šipek nahoru a dolu můžete položky přesouvat a pomocí tlačítka Řazení je seřadit dle abecedy. Pokud odeberete nebo změníte některou položku, v CRM modulu ztratíte přístup k hodnotě uložené v tomto poli.
Checkbox	Zvolte jednu nebo více hodnot zaškrtnutím.	Při vytváření pole je třeba nastavit hodnoty. Pomocí šipek nahoru a dolu můžete položky přesouvat a pomocí tlačítka Řazení je seřadit dle abecedy. Pokud odeberete nebo změníte některou položku, v CRM modulu ztratíte přístup k hodnotě uložené v tomto poli.
Radio	Zvolte jednu hodnotu zaškrtnutím.	Při vytváření pole je třeba nastavit hodnoty. Pomocí šipek nahoru a dolu můžete položky přesouvat a pomocí tlačítka Řazení je seřadit dle abecedy. Pokud odeberete nebo změníte některou položku, v CRM modulu ztratíte přístup k hodnotě uložené v tomto poli.
Datum a čas	Zadejte nebo zvolte datum a čas.
Datum	Zadejte nebo zvolte datum.
Čas	Zadejte nebo zvolte čas.
Telefon	Zadejte telefonní číslo. Do pole lze zadávat pouze čísla a symboly, které se používají v telefonních číslech.	Doporučujeme v poli Formát nastavit regulární výraz, pomocí kterého se bude validovat, zda je zadané číslo ve správném formátu.
Email	Zadejte emailovou adresu. Uloží se pouze adresy ve správném formátu.
Adresa	Zadejte adresu. Pomocí tlačítka Formátování adres (domeček) se adresa vyhledá a správně zformátuje. Chcete-li formátování vrátit, klikněte na tlačítko Zrušit formátování.
Url	Zadejte URL. Chcete-li URL otevřít na nové kartě, klikněte na zeměkouli na konci řádku.

Poznámky

Navrhované kontakty v otevřených aktivitách

Pokud jsou kontaktní údaje v otevřené aktivitě spojené s více kontakty, kromě hlavního kontaktu se ve spodní částí widgetu Kontakty zobrazí seznam dalších navrhovaných kontaktů. Kliknutím na tlačítko Řetěz lze vybrat kontakt, který chcete načíst do widgetu.

Defaultně se kromě hlavního načteného kontaktu nabízí maximálně 4 další kontakty, které odpovídají kontaktním údajům.

Chcete-li počet navrhovaných kontaktů zvětšit nebo zmenšit, zavolejte nám na +420 226 211 245 nebo pošlete email na daktela@daktela.com.

Společnosti – nastavení formuláře databáze

V Spravovat → CRM → Databáze klikněte na Formulář společností – zde si můžete nadefinovat vlastní formulář pro společnosti. Bez vlastního formuláře budete moct CRM modul Společnosti využívat pouze s těmito základními poli: Název, SLA, Uživatel a Popis. Doporučujeme nastavit si pole, která budete potřebovat při své každodenní práci.

Do verze 6.20 můžete formulář pro společnosti nastavit v Spravovat → CRM → Společnosti.

Nastavení rozložení polí ve formuláři

Přetáhněte Kontejner z Výběru sekcí do formuláře. Zadejte název.
Klikněte na tlačítko Nastavení, kde můžete nastavit, zda má být kontejner při otevření rozbalený, napsat rich-text popis a nastavit dynamické zobrazení.
Přetáhněte pole z Výběru položek do kontejneru. Pokud chcete nastavit více sloupců, klikněte na tlačítko Rozdělit a pomocí tlačítek plus a minus nastavte jejich šířku.
Klikněte na tlačítko Nastavení, kde nastavit tooltip pro operátory (zobrazí se před polem), dynamické zobrazení a další nastavení (Zobrazit v seznamu, Zobrazit v aktivitě, Skryté pro operátory, Pouze ke čtení, Povinná položka – přejeďte přímo v Daktele myší na tooltip a zobrazí se popis jednotlivých nastavení).
Proces opakujte dle potřeby.

Vytvořit nové pole/Aktualizovat pole

Chcete-li pole aktualizovat, klikněte u daného pole na Aktualizovat v seznamu Výběr sekcí nebo ve vašem formuláři.
Chcete-li vytvořit nové pole:
1. od základu, klikněte na Přidat nový v seznamu Výběr položek, nebo
2. podobné již existujícímu, klikněte na Klonovat u pole, které chcete použít jako šablonu.
Zadejte Název a zvolte Typ pole – viz přehled níže. Zvolte, zda chcete povolit vícenásobné zadávání hodnot a zda chcete hodnoty validovat pomocí regulárního výrazu. Unikátní název se vyplní automaticky po uložení. Pokud chcete, vyplňte Popis.

Přehled typů pole

Vlastní pole jsou Společná u Ticketů, CRM kontaktů, společností a záznamů. Pokud provedete změnu u jednoho propíše se to i u ostatních.

Field type	Agent use description	Extra settings
Text	Zadejte jakýkoli text.
Textová oblast	Zadejte jakýkoli text – větší pole. Maximální počet znaků pro Textovou oblast je 17M znáků.	Můžete nastavit počet řádků, který bude oblast obsahovat.
Selectbox	Zvolte hodnotu z rozbalovacího seznamu. Pokud jsou povoleny vícenásobné hodnoty, budou v oddělených polích. Maximální počet znaků pro Selectbox je 128 znaků.	Při vytváření pole je třeba nastavit hodnoty. Pomocí šipek nahoru a dolu můžete položky přesouvat a pomocí tlačítka Řazení je seřadit dle abecedy. Pokud odeberete nebo změníte některou položku, v CRM modulu ztratíte přístup k hodnotě uložené v tomto poli.
MultiSelectbox	Zvolte jednu nebo více hodnot z rozbalovacího seznamu. Všechny hodnoty budou ve stejném poli.	Při vytváření pole je třeba nastavit hodnoty. Pomocí šipek nahoru a dolu můžete položky přesouvat a pomocí tlačítka Řazení je seřadit dle abecedy. Pokud odeberete nebo změníte některou položku, v CRM modulu ztratíte přístup k hodnotě uložené v tomto poli.
Checkbox	Zvolte jednu nebo více hodnot zaškrtnutím.	Při vytváření pole je třeba nastavit hodnoty. Pomocí šipek nahoru a dolu můžete položky přesouvat a pomocí tlačítka Řazení je seřadit dle abecedy. Pokud odeberete nebo změníte některou položku, v CRM modulu ztratíte přístup k hodnotě uložené v tomto poli.
Radio	Zvolte jednu hodnotu zaškrtnutím.	Při vytváření pole je třeba nastavit hodnoty. Pomocí šipek nahoru a dolu můžete položky přesouvat a pomocí tlačítka Řazení je seřadit dle abecedy. Pokud odeberete nebo změníte některou položku, v CRM modulu ztratíte přístup k hodnotě uložené v tomto poli.
Datum a čas	Zadejte nebo zvolte datum a čas.
Datum	Zadejte nebo zvolte datum.
Čas	Zadejte nebo zvolte čas.
Telefon	Zadejte telefonní číslo. Do pole lze zadávat pouze čísla a symboly, které se používají v telefonních číslech.	Doporučujeme v poli Formát nastavit regulární výraz, pomocí kterého se bude validovat, zda je zadané číslo ve správném formátu.
Email	Zadejte emailovou adresu. Uloží se pouze adresy ve správném formátu.
Adresa	Zadejte adresu. Pomocí tlačítka Formátování adres (domeček) se adresa vyhledá a správně zformátuje. Chcete-li formátování vrátit, klikněte na tlačítko Zrušit formátování.
Url	Zadejte URL. Chcete-li URL otevřít na nové kartě, klikněte na zeměkouli na konci řádku.

Nastavit relace

Fronty

Klikněte na Fronty ve sloupci Relace a vyberte, které fronty budou moct Databázi používat.

Kategorie

Klikněte na Kategorie ve sloupci Relace a vyberte, které kategorie ticketů budou moct Databázi používat.

Vybrat práva

Nastavit, kteří operátoři mohou s vašimi databázemi pracovat, můžete v Spravovat → Uživatelé → Práva. Zde otevřete práva, kterým chcete oprávnění nastavit, přejděte na kartu CRM Databáze a zaškrtněte ty databáze, ke kterým mají mít uživatelé daných práv přístup.

Migrace z verzí Daktely bez CRM databází

Verze nižší než 6.21.0 nemají CRM databáze. Když z nich upgradujete na verzi 6.21 a výše, automaticky se při procesu upgradu vytvoří databáze Default:

Veškeré vaše existující kontakty a společnosti budou v této databázi.
Veškeré vaše existující fronty a kategorie budou zaškrtnuté v relacích databáze.
Veškerá vaše existující Práva budou moct databázi používat.
Vaše aktivní integrace pro synchronizaci CRM budou automaticky synchronizovat do této databáze.

Pokud se nerozhodnete svoje CRM rozdělit do několika databází, nic se pro vás nezmění.