Pinya HR-Integration¶

WFM kann Abwesenheitsdatensätze von Mitarbeitern aus Pinya HR importieren. Der Import läuft automatisch jede Stunde über einen Cronjob. Die Daten werden für die Urlaubsplanung und die Erkennung von Schichtkonflikten verwendet.

Was importiert wird¶

Pinya HR stellt Abwesenheitsdatensätze für Mitarbeiter bereit. WFM importiert:

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter-ID	Wird über die E-Mail-Adresse mit WFM-Mitarbeitern abgeglichen
Daten Von/Bis	Start- und Enddatum der Abwesenheit
Typ	Alle Abwesenheiten werden importiert (Pinya unterscheidet nicht zwischen Urlaub und Krankheit)

Note

Pinya unterscheidet nicht zwischen Abwesenheitstypen (Urlaub, Krankheit, Sonstiges). Alle Datensätze werden als generische Abwesenheiten ohne Kategorie importiert.

Pinya-Integration konfigurieren¶

Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Anwendungen.
Füllen Sie im Abschnitt Pinya Folgendes aus:

Feld	Beschreibung
Base URL	Basis-URL der Pinya-API
Access Token	Authentifizierungstoken
Endpoint Vacations	Endpunkt für Urlaube (Standard: `/vacations`)
Endpoint Employees	Endpunkt für Mitarbeiter (Standard: `/employees`)
Tenant	Kennung des Pinya-Mandanten
Include Working Times	Arbeitszeit-Abwesenheiten filtern
Offset Date From	Tage vor Monatsbeginn, die importiert werden (Standard: 30)
Offset Date To	Tage nach Monatsende, die importiert werden (Standard: 365)

Speichern Sie.

Wie der Import funktioniert¶

Der Import läuft automatisch jede Stunde über einen Cronjob. Der Ablauf:

Stellt mit den konfigurierten Anmeldedaten eine Verbindung zur Pinya-API her.
Lädt die Mitarbeiterliste herunter und ordnet E-Mails den WFM-Mitarbeiter-IDs zu.
Lädt Abwesenheitsdatensätze für den konfigurierten Datumsbereich herunter.
Erstellt oder aktualisiert Datensätze in der WFM-Datenbank.
Markiert Datensätze mit der Quelle „pinya" zur Nachverfolgung.

Manueller Import¶

Es gibt keine Schaltfläche für den manuellen Import. Der Import läuft automatisch. Wenn Sie einen Import sofort auslösen müssen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Wie die importierten Daten verwendet werden¶

Schichtplanung¶

Beim Erstellen von Schichtplänen prüft WFM auf Abwesenheitskonflikte. Wenn ein Mitarbeiter während einer geplanten Schicht eine importierte Abwesenheit hat:

Die Schicht wird automatisch angepasst oder geteilt.
Administratoren erhalten eine Benachrichtigung über den Konflikt.

Urlaubsfonds¶

Importierte Abwesenheiten werden auf die Urlaubsnutzung des Mitarbeiters angerechnet. Der Urlaubsfonds verfolgt die Nutzung über alle Quellen hinweg (Pinya, manuelle Anfragen, andere Integrationen).

Benachrichtigungen¶

Arbeitsplatzadministratoren erhalten Benachrichtigungen, wenn eine importierte Abwesenheit mit einer geplanten Schicht kollidiert.

Datenabgleich¶

Mitarbeiter werden zwischen Pinya und WFM über die E-Mail-Adresse abgeglichen. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter in beiden Systemen übereinstimmen.

Wenn ein Mitarbeiter in Pinya, aber nicht in WFM existiert (keine übereinstimmende E-Mail), wird der Abwesenheitsdatensatz übersprungen.

Filteroptionen¶

Include Working Times¶

Standardmäßig (Include Working Times deaktiviert) werden alle Abwesenheitsdatensätze importiert.

Wenn aktiviert, werden in Pinya als „Arbeitszeit" markierte Datensätze übersprungen. Verwenden Sie dies, wenn Pinya sowohl Abwesenheiten als auch Arbeitszeiten erfasst und Sie nur Abwesenheiten wünschen.

Hinweise¶

Der Import erstellt keine doppelten Datensätze – bestehende Datensätze werden über die externe ID abgeglichen.
Importierte Datensätze werden in der Datenbank mit der Quelle „pinya" markiert.
Der Datumsbereich für den Import wird aus dem aktuellen Datum plus den Offsets berechnet.
Wenn die Pinya-Anmeldedaten ungültig sind oder die API nicht verfügbar ist, protokolliert der Cronjob einen Fehler und versucht es in der nächsten Stunde erneut.