Smart Schedule¶

Smart Schedule ist die Funktion von WFM zur automatischen Schichtplanerstellung. Sie verwendet einen KI-Optimierungsalgorithmus (Timefold), um Mitarbeiter Schichten zuzuweisen und dabei alle Einschränkungen zu berücksichtigen – Bedarf, Verträge, Fähigkeiten und Präferenzen.

Funktionsweise¶

Smart Schedule:

Erstellt die Tagesstruktur für den gesamten Zeitraum.
Lädt den Personalbedarf (Bedarf) für jeden Tag.
Führt den Optimierungsalgorithmus aus, um die beste Zuweisung zu finden.
Weist Mitarbeiter Schichten zu, während der Bedarf erfüllt und die Verträge eingehalten werden.

Der Algorithmus berücksichtigt:

Personalbedarf (Mindestanzahl von Agenten pro Fähigkeit pro Zeitfenster)
Mitarbeiterverträge (Arbeitszeiten, Tage, Pausen)
Fähigkeiten und Kompetenzniveaus
Schichteinschränkungen (gültige Tage, Mitarbeiter-Zulassungslisten)
Mindestruhezeiten zwischen Schichten
Schichtpräferenzen der Mitarbeiter (weich – der Solver versucht, sie zu erfüllen, kann sie aber überschreiben, um den Bedarf zu decken)

Note

Verplant werden nur Mitarbeiter mit einem zugewiesenen Vertrag. Mitglieder des Arbeitsplatzes ohne Vertrag (typischerweise Manager, Planer oder Teamleiter, die nicht im Dienstplan arbeiten) erhalten nie Schichten und zählen nicht zur verfügbaren Kapazität.

Einen Schichtplan erstellen¶

Öffnen Sie die Detailansicht des Schichtplans (erstellt über Schichtplan erstellen).
Klicken Sie in der oberen Leiste auf die Schaltfläche Intelligenter Schichtplan.
Warten Sie, bis die Berechnung abgeschlossen ist. Während sie läuft, hat der Schichtplan den Status Berechnung läuft.
Überprüfen Sie den erstellten Schichtplan.

Der Schichtplan befindet sich nun im Status Berechnet und die Schichten sind Mitarbeitern zugewiesen. Schlägt die Berechnung fehl, wechselt der Schichtplan in den Status Fehler; die obere Leiste zeigt den Fehler und die Schaltfläche Neu berechnen.

Warning

Wenn Sie Smart Schedule auf einem Schichtplan ausführen, der bereits Schichten enthält, wird der gesamte Plan neu generiert. Eine Bestätigung fragt Gesamten Plan neu generieren? – alle Schichten einschließlich manueller Änderungen werden gelöscht und der Plan wird von Grund auf neu erstellt. Um Schichten hinzuzufügen, ohne die bestehenden anzutasten, verwenden Sie stattdessen Lücken füllen.

Solver-Profil¶

Wie der Solver Abdeckung, Arbeitslastausgleich, Präferenzen und die übrigen Regeln gegeneinander abwägt, legt das Solver-Profil des Arbeitsplatzes fest. Siehe Solver-Profile.

Was Smart Schedule berücksichtigt¶

Bedarf¶

Smart Schedule versucht, den gesamten definierten Bedarf zu decken. Erfordert ein Bedarf 5 Agenten mit der Fähigkeit Vertrieb von 9:00–17:00 Uhr, weist das System Schichten zu, um diese Anforderung zu erfüllen.

Verträge¶

Das System beachtet alle Vertragseinschränkungen:

Maximale Stunden pro Tag/Woche/Monat
Arbeitstage
Erforderliche Pausen
Feiertagsgenehmigung

Ein Vertrag setzt diese Werte für alle, die auf ihm sind. Einem einzelnen Mitarbeiter können auf seiner Vertragszuordnung eigene Werte gegeben werden (Personen > Mitarbeiter > die Person > Reiter Verträge) - Stundengrenzen, Arbeitstage, Feiertagsgenehmigung. Wo der Mitarbeiter einen eigenen Wert hat, plant der Planer mit diesem; bleibt er leer, gilt der Wert des Vertrags.

Mindestruhezeit¶

Die Mindestruhezeit zwischen zwei Schichten derselben Person kommt vom Arbeitsplatz, nicht vom Vertrag: Einstellungen > Konfiguration > Arbeitsplätze > der Arbeitsplatz > Reiter Einstellungen – Schichtabstand, Abstand nach Nachtschicht und Abstand vor Nachtschicht. Smart Schedule verwendet den größten der drei Werte als Mindestruhezeit für alle am Arbeitsplatz.

Abwesenheiten¶

Genehmigte Abwesenheit nimmt jemanden für diese Tage aus der Belegschaft. An diesen Tagen zählt die Person für keine Schicht als verfügbar, sodass der Bedarf auf eine Schicht übergeht, die tatsächlich jemand arbeiten kann, statt sich auf einer anzuhäufen, für die niemand da ist.

Fähigkeiten¶

Mitarbeiter werden Schichten anhand ihrer Fähigkeiten zugewiesen. Das System gleicht die Fähigkeiten der Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten des Bedarfs ab.

Fähigkeitskombinationen¶

Wenn für Mitarbeiter Fähigkeitskombinationen definiert sind, kann das System einer einzigen Schicht mehrere Fähigkeiten zuweisen und so die Gesamtzahl der erforderlichen Schichten reduzieren.

Schichteinschränkungen¶

Das System verwendet nur Schichten, die:

aktiv und für den Zeitraum gültig sind,
am Arbeitsplatz erlaubt sind,
für den jeweiligen Mitarbeiter zulässig sind (falls eine Whitelist definiert ist),
nicht als Bereitschaft markiert sind - Bereitschaftsschichten werden von ihrer eigenen Rotation nach dem Generieren des Dienstplans eingeteilt, Smart Schedule setzt sie also nie auf Bedarf an.

Schichten mit demselben Zeitfenster¶

Bedarf wird einem Zeitfenster zugeordnet, nicht einer bestimmten Schicht. Decken zwei Schichten dasselbe Fenster ab – zum Beispiel eine Schicht 08:00–16:00 mit Mittagspause um 11:30 und eine zweite mit der Pause um 12:30, oder eine eigene Schicht pro Team –, konkurrieren sie um denselben Bedarf und Smart Schedule teilt den Bedarf zwischen ihnen auf.

Wie der Bedarf aufgeteilt wird, hängt von der Liste Mitarbeiter an jeder Schicht ab:

Bei keiner der Schichten sind Mitarbeiter eingetragen – der Bedarf wird gleichmäßig aufgeteilt.
Mitarbeiter sind eingetragen (zum Beispiel 5 bei der einen, 1 bei der anderen Schicht) – der Bedarf folgt diesen Zahlen, sodass keine Schichten dort geplant werden, wo niemand sie arbeiten darf.

Es zählt auch, wer an dem Tag tatsächlich verfügbar ist: Wer genehmigte Abwesenheit hat, gehört an diesem Tag nicht zur Belegschaft, sodass eine Schicht, deren Leute alle abwesend sind, keinen Bedarf an sich zieht.

Schichten, die sich um 15 Minuten oder weniger unterscheiden – zum Beispiel 08:00 und 08:15 –, verhalten sich anders: Der Bedarf kann nur bei einer von ihnen landen, weil die Schicht gewinnt, die besser zum Bedarf passt. Ist der Unterschied ein Tippfehler, korrigieren Sie die Zeiten; ist er gewollt, tragen Sie bei jeder Schicht die Mitarbeiter ein, um zu steuern, wer welche Schicht arbeitet.

Bedarf lässt sich nicht an eine bestimmte Schicht binden. Muss eine feste Anzahl von Mitarbeitern eine bestimmte Schicht arbeiten, steuern Sie das über die Liste Mitarbeiter dieser Schicht.

Schichtpräferenzen¶

Wenn ein Mitarbeiter eine Schichtpräferenz eingereicht hat (eine Anfrage vom Typ Bevorzugte Schicht mit einer Schichtvorlage + Datum), behandelt der Solver sie als weiche Einschränkung – er versucht, genau diese Schicht an diesem Datum zuzuweisen, kann aber eine andere Schicht wählen, wenn dies zur Deckung des Personalbedarfs erforderlich ist. Nach dem Durchlauf wird jede Präferenz in der Anfragenliste als erfüllt oder nicht erfüllt markiert.

Geteilte Schichten¶

Vorlagen für geteilte Schichten (z. B. 08:00–12:00 + 16:00–20:00 mit einer unbezahlten Mittagslücke) werden als eine logische Zuweisung behandelt. Smart Schedule hält jedes Arbeitsfenster derselben geteilten Schicht beim selben Mitarbeiter, ignoriert die unbezahlte Lücke bei der Prüfung der Mindestruhezeit und rechnet nur bezahlte Fenster auf die täglichen/wöchentlichen/monatlichen Stundenlimits an. Kann kein einzelner Mitarbeiter alle Fenster abdecken, wird die gesamte geteilte Schicht abgelehnt und in Schedule Plan Issues als nicht zugewiesen ausgewiesen.

Nach der Erstellung¶

Sobald Smart Schedule abgeschlossen ist, können Sie:

Den Schichtplan überprüfen in der Rasteransicht,
Manuelle Anpassungen vornehmen, indem Sie Schichten ziehen oder Zellen bearbeiten,
Schedule Plan Issues prüfen, um zu sehen, welche Schichten nicht zugewiesen werden konnten und warum,
Lücken füllen, um weitere Schichten dort hinzuzufügen, wo der Bedarf nicht vollständig gedeckt ist,
Veröffentlichen, wenn der Schichtplan fertig ist.

Lücken füllen¶

Ist einiger Bedarf nicht gedeckt, verwenden Sie Lücken füllen, um nur dort Schichten hinzuzufügen, wo sie benötigt werden. Das funktioniert bei jedem Schichtplan mit mindestens einer Schicht – auch bei Plänen, die Sie vollständig von Hand erstellt haben, ohne Smart Schedule je auszuführen.

Klicken Sie in der oberen Leiste auf Lücken füllen. Die Zahl in Klammern ist die Anzahl der noch nicht zugewiesenen Schichten.
Bestätigen Sie Fehlende Schichten füllen?.
Der Solver vervollständigt den restlichen Schichtplan anhand des Bedarfs mit Mitarbeitern, die noch freie Kapazität haben. Bestehende manuelle und generierte Schichten werden nicht geändert.

Die Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn der Schichtplan nicht veröffentlicht ist, bereits Schichten enthält und einige Mitarbeiter noch freie Kapazität haben. Lücken füllen verwendet das Lücken füllen-Profil des Arbeitsplatzes (siehe Solver-Profile).

Dies ist nützlich für schrittweise Anpassungen, ohne den gesamten Schichtplan neu zu erstellen.

Bedarf neu generieren¶

Wenn sich der Personalbedarf ändert, nachdem Sie mit der Planung begonnen haben:

Klicken Sie im rechten Panel auf Bedarf neu generieren und bestätigen Sie.
Das System lädt den Bedarf aus den aktuellen Definitionen neu. Bestehende Schichten bleiben unverändert.
Führen Sie Smart Schedule oder Lücken füllen erneut aus.

Schedule Plan Issues¶

Nach einem Lauf fasst das Symbol Schedule Plan Issues im rechten Panel das Ergebnis zusammen: wie viele Schichten von wie vielen geplant wurden, die Gründe, warum der Rest nicht zugewiesen werden konnte (jeweils mit einem Hinweis), fehlende Voraussetzungen und Mitarbeiter, die wegen eines fehlenden Vertrags ausgelassen wurden. Siehe Schedule Plan Issues.

Tipps¶

Definieren Sie realistischen Bedarf – zu strenge Anforderungen können es unmöglich machen, einen gültigen Schichtplan zu finden.
Stellen Sie sicher, dass die Verträge die tatsächlichen Arbeitsbedingungen genau widerspiegeln.
Verwenden Sie Fähigkeitskombinationen, um mehr Flexibilität bei den Schichtzuweisungen zu ermöglichen.
Überprüfen und passen Sie den erstellten Schichtplan vor der Veröffentlichung an.
Wenn der Algorithmus nicht den gesamten Bedarf decken kann, erwägen Sie, mehr Mitarbeiter hinzuzufügen oder die Anforderungen anzupassen.

Fehlerbehebung¶

Problem	Lösung
Die Schichtplanerstellung dauert zu lange	Reduzieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter oder vereinfachen Sie die Einschränkungen
Bedarf nicht vollständig gedeckt	Fügen Sie mehr Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten hinzu oder reduzieren Sie die Mindestwerte des Bedarfs
Vertragsverstöße	Passen Sie die Verträge an oder reduzieren Sie die zugewiesenen Schichten
Für einen Mitarbeiter werden keine Schichten erstellt	Prüfen Sie, ob dem Mitarbeiter Fähigkeiten zugewiesen und Schichten erlaubt sind
Geteilte Schicht auf mehrere Mitarbeiter aufgeteilt	Der Solver konnte beide Fenster einer geteilten Schicht nicht bei einem Agenten halten. Stellen Sie sicher, dass mindestens ein qualifizierter Mitarbeiter für die gesamte Spanne verfügbar ist.
Geteilte Schicht teilweise abgedeckt	Nur einige Fenster einer geteilten Schicht konnten zugewiesen werden. Fügen Sie einen qualifizierten Mitarbeiter hinzu, der für alle Fenster verfügbar ist, oder verkürzen Sie die unbezahlte Lücke, damit mehr Agenten geeignet sind.
Mitarbeiter zu dieser Zeit bereits beschäftigt	Der Solver hat eine Schicht einem Mitarbeiter zugewiesen, der zur selben Zeit bereits eine andere Schicht hat, daher wurde sie als nicht zugewiesen zurückgegeben. Verwenden Sie Lücken füllen, um den Platz einem anderen verfügbaren Mitarbeiter anzubieten, oder fügen Sie mehr Agenten hinzu, die in diesem Zeitfenster arbeiten können.
Bedarf unerwartet auf zwei Schichten aufgeteilt	Beide Schichten decken dasselbe Zeitfenster ab und schöpfen daher aus demselben Bedarf. Entfernen Sie entweder die doppelte Schicht oder steuern Sie über die Liste Mitarbeiter an jeder Schicht, wer welche Schicht arbeitet.
Eine nahezu identische Schicht erhält keine geplanten Schichten	Schichten, die sich um 15 Minuten oder weniger unterscheiden, konkurrieren um denselben Bedarf, und die besser passende gewinnt. Gleichen Sie die Zeiten an oder machen Sie den Unterschied groß genug, dass jede Schicht zu ihrem eigenen Bedarf passt.