Smart Schedule¶

Smart Schedule ist die Funktion von WFM zur automatischen Schichtplanerstellung. Sie verwendet einen KI-Optimierungsalgorithmus (Timefold), um Mitarbeiter Schichten zuzuweisen und dabei alle Einschränkungen zu berücksichtigen – Bedarf, Verträge, Fähigkeiten und Präferenzen.

Funktionsweise¶

Smart Schedule:

Erstellt die Tagesstruktur für den gesamten Zeitraum.
Lädt den Personalbedarf (Bedarf) für jeden Tag.
Führt den Optimierungsalgorithmus aus, um die beste Zuweisung zu finden.
Weist Mitarbeiter Schichten zu, während der Bedarf erfüllt und die Verträge eingehalten werden.

Der Algorithmus berücksichtigt:

Personalbedarf (Mindestanzahl von Agenten pro Fähigkeit pro Zeitfenster)
Mitarbeiterverträge (Arbeitszeiten, Tage, Pausen)
Fähigkeiten und Kompetenzniveaus
Schichteinschränkungen (gültige Tage, Mitarbeiter-Zulassungslisten)
Mindestruhezeiten zwischen Schichten
Schichtpräferenzen der Mitarbeiter (weich – der Solver versucht, sie zu erfüllen, kann sie aber überschreiben, um den Bedarf zu decken)

Einen Schichtplan erstellen¶

Öffnen Sie die Detailansicht des Schichtplans (erstellt über Schichtplan erstellen).
Klicken Sie in der oberen Leiste auf die Schaltfläche Intelligenter Schichtplan.
Warten Sie, bis die Berechnung abgeschlossen ist (in der Regel einige Sekunden).
Überprüfen Sie den erstellten Schichtplan.

Der Schichtplan befindet sich nun im Status Berechnet und die Schichten sind Mitarbeitern zugewiesen.

Was Smart Schedule berücksichtigt¶

Bedarf¶

Smart Schedule versucht, den gesamten definierten Bedarf zu decken. Erfordert ein Bedarf 5 Agenten mit der Fähigkeit Vertrieb von 9:00–17:00 Uhr, weist das System Schichten zu, um diese Anforderung zu erfüllen.

Verträge¶

Das System beachtet alle Vertragseinschränkungen:

Maximale Stunden pro Tag/Woche/Monat
Arbeitstage
Erforderliche Pausen
Mindestruhezeiten
Genehmigungen für Feiertags- und Nachtschichten

Fähigkeiten¶

Mitarbeiter werden Schichten anhand ihrer Fähigkeiten zugewiesen. Das System gleicht die Fähigkeiten der Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten des Bedarfs ab.

Fähigkeitskombinationen¶

Wenn für Mitarbeiter Fähigkeitskombinationen definiert sind, kann das System einer einzigen Schicht mehrere Fähigkeiten zuweisen und so die Gesamtzahl der erforderlichen Schichten reduzieren.

Schichteinschränkungen¶

Das System verwendet nur Schichten, die:

aktiv und für den Zeitraum gültig sind,
am Arbeitsplatz erlaubt sind,
für den jeweiligen Mitarbeiter zulässig sind (falls eine Whitelist definiert ist).

Schichtpräferenzen¶

Wenn ein Mitarbeiter eine Schichtpräferenz eingereicht hat (eine Anfrage vom Typ Bevorzugte Schicht mit einer Schichtvorlage + Datum), behandelt der Solver sie als weiche Einschränkung – er versucht, genau diese Schicht an diesem Datum zuzuweisen, kann aber eine andere Schicht wählen, wenn dies zur Deckung des Personalbedarfs erforderlich ist. Nach dem Durchlauf wird jede Präferenz in der Anfragenliste als erfüllt oder nicht erfüllt markiert.

Geteilte Schichten¶

Vorlagen für geteilte Schichten (z. B. 08:00–12:00 + 16:00–20:00 mit einer unbezahlten Mittagslücke) werden als eine logische Zuweisung behandelt. Smart Schedule hält jedes Arbeitsfenster derselben geteilten Schicht beim selben Mitarbeiter, ignoriert die unbezahlte Lücke bei der Prüfung der vertraglichen Mindestruhezeit und rechnet nur bezahlte Fenster auf die täglichen/wöchentlichen/monatlichen Stundenlimits an. Kann kein einzelner Mitarbeiter alle Fenster abdecken, wird die gesamte geteilte Schicht abgelehnt und unter Nicht abgedeckte Slots aufgeführt.

Nach der Erstellung¶

Sobald Smart Schedule abgeschlossen ist, können Sie:

Den Schichtplan überprüfen in der Rasteransicht,
Manuelle Anpassungen vornehmen, indem Sie Schichten ziehen oder Zellen bearbeiten,
Den Schichtplan validieren, um auf Verstöße gegen Einschränkungen zu prüfen,
Lücken füllen, um weitere Schichten dort hinzuzufügen, wo der Bedarf nicht vollständig gedeckt ist,
Veröffentlichen, wenn der Schichtplan fertig ist.

Lücken füllen¶

Wenn Sie manuelle Änderungen vornehmen und dadurch einiger Bedarf nicht mehr gedeckt ist, verwenden Sie Lücken füllen, um nur dort Schichten hinzuzufügen, wo sie benötigt werden.

Klicken Sie im rechten Panel auf Lücken füllen.
Der Solver fügt Schichten hinzu, um ungedeckten Bedarf zu decken.
Bestehende Zuweisungen bleiben erhalten.

Dies ist nützlich für schrittweise Anpassungen, ohne den gesamten Schichtplan neu zu erstellen.

Bedarf neu generieren¶

Wenn sich der Personalbedarf ändert, nachdem Sie mit der Planung begonnen haben:

Klicken Sie im rechten Panel auf Bedarf neu generieren.
Das System lädt den Bedarf aus den aktuellen Definitionen neu.
Führen Sie Smart Schedule oder Lücken füllen erneut aus.

Validierung¶

Das rechte Panel zeigt die Validierungsergebnisse an. Das System prüft:

Vertragskonformität (Stunden, Pausen, Ruhezeiten)
Bedarfsdeckung (werden alle Anforderungen erfüllt?)
Fähigkeitsanforderungen (haben die zugewiesenen Mitarbeiter die erforderlichen Fähigkeiten?)

Validierungsfehler werden hervorgehoben und sollten vor der Veröffentlichung behoben werden.

Tipps¶

Definieren Sie realistischen Bedarf – zu strenge Anforderungen können es unmöglich machen, einen gültigen Schichtplan zu finden.
Stellen Sie sicher, dass die Verträge die tatsächlichen Arbeitsbedingungen genau widerspiegeln.
Verwenden Sie Fähigkeitskombinationen, um mehr Flexibilität bei den Schichtzuweisungen zu ermöglichen.
Überprüfen und passen Sie den erstellten Schichtplan vor der Veröffentlichung an.
Wenn der Algorithmus nicht den gesamten Bedarf decken kann, erwägen Sie, mehr Mitarbeiter hinzuzufügen oder die Anforderungen anzupassen.

Fehlerbehebung¶

Problem	Lösung
Die Schichtplanerstellung dauert zu lange	Reduzieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter oder vereinfachen Sie die Einschränkungen
Bedarf nicht vollständig gedeckt	Fügen Sie mehr Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten hinzu oder reduzieren Sie die Mindestwerte des Bedarfs
Vertragsverstöße	Passen Sie die Verträge an oder reduzieren Sie die zugewiesenen Schichten
Für einen Mitarbeiter werden keine Schichten erstellt	Prüfen Sie, ob dem Mitarbeiter Fähigkeiten zugewiesen und Schichten erlaubt sind
Geteilte Schicht auf mehrere Mitarbeiter aufgeteilt	Der Solver konnte beide Fenster einer geteilten Schicht nicht bei einem Agenten halten. Stellen Sie sicher, dass mindestens ein qualifizierter Mitarbeiter für die gesamte Spanne verfügbar ist.
Geteilte Schicht teilweise abgedeckt	Nur einige Fenster einer geteilten Schicht konnten zugewiesen werden. Fügen Sie einen qualifizierten Mitarbeiter hinzu, der für alle Fenster verfügbar ist, oder verkürzen Sie die unbezahlte Lücke, damit mehr Agenten geeignet sind.