Notfallschichten (Bereitschaft)¶

WFM unterstützt die Planung von Bereitschaftsschichten (Notfallschichten). Das System rotiert die Mitarbeiter im Bereitschaftsplan automatisch - fair und unter Berücksichtigung von Urlauben.

Funktionsweise¶

Bereitschaftsschichten werden automatisch generiert, wenn Sie einen Zeitplan erstellen. Das System wählt Mitarbeiter mit der erforderlichen Fähigkeit aus und weist sie der Rotation zu. Wer zuletzt Bereitschaftsdienst hatte, rückt ans Ende der Warteschlange.

Um die Bereitschaftsplanung einzurichten, müssen Sie:

Eine Bereitschaftsfähigkeit erstellen
Eine Bereitschaftsschicht erstellen
Die Fähigkeit den Mitarbeitern zuweisen
Die Schicht dem Arbeitsplatz zuweisen
Den Zeitplan generieren

1. Eine Bereitschaftsfähigkeit erstellen¶

Eine als Bereitschaft markierte Fähigkeit bestimmt, welche Mitarbeiter an der Bereitschaftsrotation teilnehmen können.

So richten Sie es ein¶

Gehen Sie zu Einstellungen > Fähigkeiten.
Klicken Sie auf + Neue Fähigkeit.
Geben Sie einen Namen für die Fähigkeit ein (z. B. "Bereitschaft").
Aktivieren Sie den Schalter Notfall.
Klicken Sie auf Speichern.

Note

Sie können mehrere Bereitschaftsfähigkeiten im System haben. Eine Bereitschaftsschicht kann eine oder mehrere davon verwenden (Auswahl erfolgt an der Schicht selbst — siehe Schritt 2). Wenn mehrere Fähigkeiten mit derselben Schicht verknüpft sind, führt das System pro Fähigkeit eine eigenständige Rotation durch — eine Person pro Fähigkeit pro Zyklus.

2. Eine Bereitschaftsschicht erstellen¶

Eine als Bereitschaft markierte Schicht definiert, wann und wie lange der Bereitschaftsdienst dauert.

So richten Sie es ein¶

Gehen Sie zu Einstellungen > Schichten.
Klicken Sie auf + Neue Schicht.
Füllen Sie die Grunddaten aus (Name, Abkürzung, Farbe, Startzeit, Dauer).
Aktivieren Sie den Schalter Notfall.
Nach dem Aktivieren erscheinen zusätzliche Einstellungen:
- Durchgehend - Aktivieren Sie diese Option, wenn der Bereitschaftsdienst ein durchgehender Block über mehrere Tage sein soll (z. B. das gesamte Wochenende). Deaktiviert = das System erstellt für jeden Tag eine separate Schicht.
- Starttag - Wochentag, an dem die Rotation beginnt (z. B. Freitag).
- Dauer in Tagen - Wie viele Tage ein Bereitschaftszyklus dauert (1-7).
- Notfallfähigkeiten - Eine oder mehrere dieser Schicht zugewiesene Bereitschaftsfähigkeiten. Jede ausgewählte Fähigkeit erhält ihre eigene parallele Rotation - eine Person pro Fähigkeit pro Zyklus. Nur Mitarbeiter, die die jeweilige Fähigkeit besitzen, nehmen an dieser Rotation teil.
Klicken Sie auf Speichern.

Beispielkonfigurationen¶

Szenario	Durchgehend	Starttag	Dauer in Tagen	Ergebnis
Wochenendbereitschaft	Aktiviert	Freitag	3	Ein durchgehender Block Fr-So
Tägliche Bereitschaft	Deaktiviert	Montag	7	7 separate Tagesschichten
Wöchentliche Nachtbereitschaft	Aktiviert	Montag	7	Ein durchgehender Block für die gesamte Woche

Note

Nach dem Aktivieren von Notfall werden die Felder Feiertag und Wochentage ausgeblendet - die Tage werden über Starttag und Dauer in Tagen gesteuert.

3. Die Fähigkeit den Mitarbeitern zuweisen¶

Die Bereitschaftsfähigkeit muss den Mitarbeitern zugewiesen werden, die an der Rotation teilnehmen sollen.

So richten Sie es ein¶

Gehen Sie zu Mitarbeiter.
Öffnen Sie das Mitarbeiterdetail.
Fügen Sie im Abschnitt Fähigkeiten die Bereitschaftsfähigkeit hinzu (z. B. "Bereitschaft").
Speichern.

Wiederholen Sie dies für alle Mitarbeiter, die im Bereitschaftsplan stehen sollen.

4. Die Schicht dem Arbeitsplatz zuweisen¶

Die Bereitschaftsschicht muss dem Arbeitsplatz zugewiesen werden, für den Sie Zeitpläne generieren.

So richten Sie es ein¶

Gehen Sie zu Arbeitsplätze.
Öffnen Sie das Arbeitsplatzdetail.
Fügen Sie im Abschnitt Schichten die Bereitschaftsschicht hinzu.
Speichern.

5. Den Zeitplan generieren¶

Bereitschaftsschichten werden im Rahmen der Zeitplangenerierung automatisch generiert.

Funktionsweise¶

Gehen Sie zu Zeitpläne.
Starten Sie die Zeitplangenerierung für den Arbeitsplatz und den Zeitraum.
Das System plant zunächst die regulären Schichten.
Anschließend generiert es automatisch die Bereitschaftsschichten:
- Sortiert die Mitarbeiter danach, wer am längsten keinen Bereitschaftsdienst hatte (faire Rotation)
- Überspringt Mitarbeiter, die im Zeitraum Urlaub haben
- Weist den nächsten Mitarbeiter in der Warteschlange zu
Bereitschaftsschichten erscheinen im Zeitplan neben den regulären Schichten.

Durchgehende vs. tägliche Schichten¶

Durchgehend aktiviert: Das System erstellt eine durchgehende Schicht über alle Tage des Zyklus (z. B. Fr 00:00 - So 23:59). Ein Mitarbeiter deckt den gesamten Zeitraum ab.
Durchgehend deaktiviert: Das System erstellt für jeden aktiven Tag eine separate Schicht. Verschiedenen Tagen können unterschiedliche Mitarbeiter zugewiesen werden.

Hinweise¶

Wenn der Arbeitsplatz ausschließlich Bereitschaftsschichten (keine regulären Schichten) hat, überspringt das System den Planungsalgorithmus und generiert den Bereitschaftsplan direkt.
Der Mitarbeiter, der im letzten Zeitraum Bereitschaftsdienst hatte, wird zuletzt zugewiesen - so wird eine gleichmäßige Verteilung sichergestellt.
Mitarbeiter mit Urlaub während des Bereitschaftszeitraums werden automatisch übersprungen.
Wenn keinem Mitarbeiter die Bereitschaftsfähigkeit zugewiesen ist, werden keine Schichten generiert.
Der Standard-Starttag der Rotation ist Freitag (sofern an der Schicht nicht anders konfiguriert).
Mitarbeiter, denen in einem bestimmten Zeitraum eine Bereitschaftsschicht zugewiesen wird, werden vom regulären Smart-Schedule-Lauf für denselben Zeitraum ausgeschlossen. So wird verhindert, dass dieselbe Person am selben Tag sowohl Bereitschaftsdienst als auch eine reguläre Schicht erhält.
Wenn ein Bereitschaftszyklus nicht vollständig in den geplanten Zeitraum passt (z. B. ein Fr-So-Zyklus in einem Zeitraum, der am Samstag endet), wird der nächste Zeitraum mit demselben Mitarbeiter fortgesetzt, damit die Rotation fair bleibt.