Zum Inhalt

Notfallschichten (Bereitschaft)

WFM unterstĂĽtzt die Planung von Bereitschaftsschichten (Notfallschichten). Das System rotiert die Mitarbeiter im Bereitschaftsplan automatisch - fair und unter BerĂĽcksichtigung von Urlauben.

Funktionsweise

Bereitschaftsschichten werden automatisch generiert, wenn Sie einen Zeitplan erstellen. Das System wählt Mitarbeiter mit der erforderlichen Fähigkeit aus und weist sie der Rotation zu. Wer zuletzt Bereitschaftsdienst hatte, rückt ans Ende der Warteschlange.

Um die Bereitschaftsplanung einzurichten, mĂĽssen Sie:

  1. Eine Bereitschaftsfähigkeit erstellen
  2. Eine Bereitschaftsschicht erstellen
  3. Die Fähigkeit den Mitarbeitern zuweisen
  4. Die Schicht dem Arbeitsplatz zuweisen
  5. Den Zeitplan generieren

1. Eine Bereitschaftsfähigkeit erstellen

Eine als Bereitschaft markierte Fähigkeit bestimmt, welche Mitarbeiter an der Bereitschaftsrotation teilnehmen können.

So richten Sie es ein

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Konfiguration > Fähigkeiten.
  2. Klicken Sie auf Fähigkeit hinzufügen.
  3. Geben Sie einen Namen für die Fähigkeit ein (z. B. "Bereitschaft").
  4. Aktivieren Sie den Schalter Notfall.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Note

Sie können mehrere Bereitschaftsfähigkeiten im System haben. Eine Bereitschaftsschicht kann eine oder mehrere davon verwenden (Auswahl erfolgt an der Schicht selbst — siehe Schritt 2). Wenn mehrere Fähigkeiten mit derselben Schicht verknüpft sind, führt das System pro Fähigkeit eine eigenständige Rotation durch — eine Person pro Fähigkeit pro Zyklus.

2. Eine Bereitschaftsschicht erstellen

Eine als Bereitschaft markierte Schicht definiert, wann und wie lange der Bereitschaftsdienst dauert.

So richten Sie es ein

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Konfiguration > Schichten.
  2. Klicken Sie auf Neue Schicht.
  3. FĂĽllen Sie die Grunddaten aus (Name, AbkĂĽrzung, Farbe, Startzeit, Dauer).
  4. Aktivieren Sie den Schalter Notfall.
  5. Nach dem Aktivieren erscheinen zusätzliche Einstellungen:
    • Rufbereitschaft findet an diesen Tagen statt - Haken Sie die Wochentage an, an denen der Dienst ĂĽberhaupt existiert. Ein nicht angehakter Tag erzeugt keine Bereitschaftsschicht und nimmt niemandem einen Turnus weg.
    • Eine Person hält sie fĂĽr - Wie lange ein Turnus dauert, bevor die nächste Person ĂĽbernimmt: eine Zahl und eine Einheit (Diensttage oder Wochen) oder Die gesamte Dauer (eine Person). Eine Woche bedeutet so viele Tage, wie Sie oben angehakt haben - bei einem Sa+So-Dienst ist eine Woche also ein ganzes Wochenende. Wählen Sie einen Tag, und das Team wechselt sich Tag fĂĽr Tag ab.
    • Ăśbergabe beginnt am - Der Wochentag, an dem ein Turnus beginnt. Er verankert nur, wo Turnusse beginnen; ein nicht angehakter Tag erzeugt trotzdem keine Schicht. Bleibt es auf Die Einstellungen des Arbeitsplatzes, beginnen Turnusse am Freitag, sofern dem Arbeitsplatz nicht frĂĽher ein anderer Tag gegeben wurde - das Arbeitsplatzformular bietet dieses Feld nicht mehr an, wählen Sie den Tag also hier, wenn es darauf ankommt.
    • Starts on public holidays - An (Standard) - der Dienst beginnt auch an einem Feiertag. Aus - an einem Feiertag beginnt nichts; siehe Feiertage unten.
    • Durchgehende Schicht - Aktivieren Sie diese Option, wenn der Bereitschaftsdienst ein durchgehender Block ĂĽber mehrere Tage sein soll (z. B. das gesamte Wochenende). Deaktiviert = das System erstellt fĂĽr jeden Tag eine separate Schicht.
    • Notfallfähigkeiten - Eine oder mehrere dieser Schicht zugewiesene Bereitschaftsfähigkeiten. Jede ausgewählte Fähigkeit erhält ihre eigene parallele Rotation - eine Person pro Fähigkeit pro Zyklus. Nur Mitarbeiter, die die jeweilige Fähigkeit besitzen, nehmen an dieser Rotation teil.
  6. Prüfen Sie die Vorschau unter dem Formular. Sie listet die ersten Turnusse als konkrete Daten auf, sodass Sie die Übergabetage vor dem Speichern bestätigen können.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Beispielkonfigurationen

Szenario Läuft an diesen Tagen Eine Person hält sie für Durchgehende Schicht Ergebnis
Wochenendbereitschaft Sa, So Die gesamte Dauer Aktiviert Ein durchgehender Block pro Wochenende, eine Person
Täglicher Wechsel Mo-Fr 1 Diensttag Deaktiviert Eine separate Schicht pro Tag, jeden Tag eine andere Person
Wöchentliche Nachtbereitschaft Mo-So 1 Woche Aktiviert Ein durchgehender Block pro Woche, eine Person
Vierzehntägiger Dienst Mo-So 2 Wochen Aktiviert Eine Person hält zwei ganze Wochen

Note

Eine Person hält ihn für zählt Tage, an denen der Dienst LÄUFT, nicht Kalendertage. Bei einem Sa+So-Dienst bedeuten "2 Wochen" vier Diensttage, verteilt auf zwei Wochenenden.

Note

Nach dem Aktivieren von Notfall werden die Wochentagsauswahl und Max. gleiche Schichten in Folge ausgeblendet - die Tage ergeben sich stattdessen aus Rufbereitschaft findet an diesen Tagen statt -, und der Schalter Feiertag wird durch Starts on public holidays ersetzt.

Feiertage

Starts on public holidays entscheidet, ob ein Turnus an einem Feiertag beginnen darf. Die Feiertage ergeben sich aus dem Land, das am Arbeitsplatz eingestellt ist.

  • An - der Dienst läuft an Feiertagen wie an jedem anderen Tag. So hat Bereitschaft immer funktioniert, und bestehende Bereitschaftsschichten behalten diese Einstellung.
  • Aus - bei einem tageweisen Dienst verfällt der Turnus, der an einem Feiertag beginnen wĂĽrde. Er wird nicht verschoben: Der nächste Tag geht an die Person, die ihn ohnehin hätte, sodass sich die Rotation nicht verschiebt. Ein Turnus, der am Vorabend beginnt und am Feiertagsmorgen endet, läuft trotzdem.
  • Ein Block mit Durchgehende Schicht wird von einem Feiertag nie unterbrochen - er hat an einem normalen Tag begonnen und läuft durch.

3. Die Fähigkeit den Mitarbeitern zuweisen

Die Bereitschaftsfähigkeit muss den Mitarbeitern zugewiesen werden, die an der Rotation teilnehmen sollen.

So richten Sie es ein

  1. Gehen Sie zu Personen > Mitarbeiter.
  2. Ă–ffnen Sie das Mitarbeiterdetail.
  3. Fügen Sie im Reiter Fähigkeiten die Bereitschaftsfähigkeit hinzu (z. B. "Bereitschaft").
  4. Speichern.

Wiederholen Sie dies fĂĽr alle Mitarbeiter, die im Bereitschaftsplan stehen sollen.

4. Die Schicht dem Arbeitsplatz zuweisen

Die Bereitschaftsschicht muss dem Arbeitsplatz zugewiesen werden, für den Sie Zeitpläne generieren.

So richten Sie es ein

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Konfiguration > Arbeitsplätze.
  2. Ă–ffnen Sie das Arbeitsplatzdetail.
  3. FĂĽgen Sie im Abschnitt Schichten die Bereitschaftsschicht hinzu.
  4. Speichern.

5. Den Zeitplan generieren

Bereitschaftsschichten werden im Rahmen der Zeitplangenerierung automatisch generiert.

Funktionsweise

  1. Gehen Sie zu Zeitplan.
  2. Starten Sie die Zeitplangenerierung fĂĽr den Arbeitsplatz und den Zeitraum.
  3. Das System plant zunächst die regulären Schichten.
  4. AnschlieĂźend generiert es automatisch die Bereitschaftsschichten:
    • Sortiert die Mitarbeiter danach, wer am längsten keinen Bereitschaftsdienst hatte (faire Rotation)
    • Ăśberspringt Mitarbeiter, die im Zeitraum Urlaub haben
    • Weist den nächsten Mitarbeiter in der Warteschlange zu
  5. Bereitschaftsschichten erscheinen im Zeitplan neben den regulären Schichten.

Durchgehende vs. tägliche Schichten

  • Durchgehende Schicht aktiviert: Das System erstellt eine durchgehende Schicht ĂĽber alle Tage des Zyklus (z. B. Fr 00:00 - So 23:59). Ein Mitarbeiter deckt den gesamten Zeitraum ab.
  • Durchgehende Schicht deaktiviert: Das System erstellt fĂĽr jeden aktiven Tag eine separate Schicht. Verschiedenen Tagen können unterschiedliche Mitarbeiter zugewiesen werden.

Notfallverträge

Wer Bereitschaft hält, hat dafür oft eine eigene Vereinbarung. Markieren Sie einen solchen Vertrag mit dem Schalter Emergency contract (Personen > Verträge > der Vertrag):

  • Er hat keine Arbeitszeitgrenzen und ignoriert die Wochentagsliste des Vertrags.
  • Er wird nicht dem regulären Arbeitszeitkonto zugerechnet. Stunden aus Bereitschaftsschichten werden im Lohnexport separat ausgewiesen.
  • Er gibt der Person keine regulären Schichten. Um fĂĽr reguläre Schichten geplant zu werden, braucht sie zusätzlich einen normalen Vertrag, der den Zeitraum abdeckt.
  • Scheduling priority und ErfĂĽllen (Full Fill) gelten fĂĽr ihn nicht.

Hinweise

  • Wenn der Arbeitsplatz ausschlieĂźlich Bereitschaftsschichten (keine regulären Schichten) hat, ĂĽberspringt das System den Planungsalgorithmus und generiert den Bereitschaftsplan direkt.
  • Der Mitarbeiter, der im letzten Zeitraum Bereitschaftsdienst hatte, wird zuletzt zugewiesen - so wird eine gleichmäßige Verteilung sichergestellt.
  • Mitarbeiter mit Urlaub während des Bereitschaftszeitraums werden automatisch ĂĽbersprungen.
  • Wenn keinem Mitarbeiter die Bereitschaftsfähigkeit zugewiesen ist, werden keine Schichten generiert.
  • Der Standard-Starttag der Rotation ist Freitag (sofern an der Schicht nicht anders konfiguriert).
  • Bereitschaftsschichten werden von Smart Schedule nicht geplant. Der Planer setzt eine Bereitschaftsvorlage nie auf Bedarf an, auch nicht an einem Arbeitsplatz, der zugleich reguläre Schichten hat - sie werden von der hier beschriebenen Rotation eingeteilt, nach dem Generieren des Dienstplans.
  • Standardmäßig dĂĽrfen sich Bereitschaft und eine reguläre Schicht ĂĽberschneiden. Bereitschaft ist keine Arbeitszeit, daher ist die ĂĽbliche Konstellation, den Tag zu arbeiten und den Dienst darum herum zu halten. Tritt das ein, meldet der Plan es als Warnung mit der Anzahl der betroffenen Personen.
  • Wenn Sie das Gegenteil wollen - wer den Dienst hält, bekommt keine regulären Schichten -, aktivieren Sie am Arbeitsplatz die Option Person in Rufbereitschaft ĂĽbernimmt keine Schichten (Einstellungen > Konfiguration > Arbeitsplätze). Der Planer hält den Diensthabenden dann fĂĽr diese Stunden frei.
  • Wenn ein Bereitschaftszyklus nicht vollständig in den geplanten Zeitraum passt (z. B. ein Fr-So-Zyklus in einem Zeitraum, der am Samstag endet), wird der nächste Zeitraum mit demselben Mitarbeiter fortgesetzt, damit die Rotation fair bleibt.