Voraussetzungen¶

Bevor Sie einen Schichtplan erstellen, müssen Sie mehrere Elemente einrichten. Diese Anleitung führt Sie durch jede Voraussetzung.

Tip

Wenn Sie das Daktela Contact Center verwenden, können die meisten Voraussetzungen (Arbeitsplätze, Mitarbeiter, Fähigkeiten) automatisch heruntergeladen werden. Siehe Daktela CC-Integration.

1. Arbeitsplätze¶

Ein Arbeitsplatz definiert, wo die Arbeit stattfindet und welche Regeln gelten.

Tip

Arbeitsplätze können direkt aus Daktela importiert werden. Siehe Arbeitsplätze aus Daktela importieren.

So erstellen Sie einen Arbeitsplatz¶

Gehen Sie im linken Menü zu Einstellungen > Konfiguration > Arbeitsplätze.
Klicken Sie auf + Arbeitsplatz hinzufügen.
Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
- Name – Name des Arbeitsplatzes
- Land – Beeinflusst die gesetzlichen Feiertage
- Arbeit am Feiertag – Ob der Arbeitsplatz an Feiertagen betrieben wird
Legen Sie die Arbeitszeiten fest:
- Tage – Wählen Sie die Betriebstage aus (z. B. Mo–Fr oder alle Tage).
- Beginn der Arbeitszeit – Wann die Arbeit beginnt
- Länge – Dauer in Stunden
- Aktivieren Sie Bereich, um mehrere Zeitblöcke hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Speichern.

Arbeitsplatz-Tabs¶

Die Detailansicht des Arbeitsplatzes hat vier Tabs:

Tab	Beschreibung
Mitarbeiter	Mitarbeiter und Administratoren diesem Arbeitsplatz zuweisen
Schichten	An diesem Arbeitsplatz verfügbare Schichten zuweisen
Fähigkeiten	An diesem Arbeitsplatz verwendete Fähigkeiten zuweisen
Einstellungen	Zusätzliche Konfigurationsoptionen

2. Mitarbeiter¶

Mitarbeiter müssen im System vorhanden sein und einem Arbeitsplatz zugewiesen werden.

Tip

Mitarbeiter können direkt aus Daktela importiert werden. Siehe Benutzer aus Daktela importieren.

So erstellen Sie einen Mitarbeiter¶

Gehen Sie im linken Menü zu Personen > Mitarbeiter.
Klicken Sie auf + Mitarbeiter hinzufügen oder verwenden Sie Mitarbeiter importieren, um aus Daktela zu importieren.
Füllen Sie die Mitarbeiterdetails aus:
- Vorname, Nachname – Name des Mitarbeiters
- Benutzername – Anmelde-Benutzername
- E-Mail – E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen
- Personalnummer, Telefonnummer – Optionale Kontaktinformationen
- Rollen – Admin oder Agent
- Aktiv – Ob der Mitarbeiter aktiv ist
- Zugriff – Ob sich der Mitarbeiter anmelden kann
- Erwachsen – Ob der Mitarbeiter volljährig ist (beeinflusst Schichtbeschränkungen)
Klicken Sie auf Speichern.

Mitarbeiter-Tabs¶

Die Detailansicht des Mitarbeiters hat fünf Tabs:

Tab	Beschreibung
Fähigkeiten	Fähigkeiten mit Kompetenzniveau (0–100 %) zuweisen
Fähigkeitskombinationen	Festlegen, welche Fähigkeiten der Mitarbeiter gleichzeitig ausüben kann
Verträge	Dem Mitarbeiter Verträge zuweisen
Schichten	Erlaubte Schichten zuweisen
Anfrage	Anfragen des Mitarbeiters anzeigen

Tip

Sie können Mitarbeiter aus der Detailansicht des jeweiligen Vertrags/der Fähigkeit/der Schicht selbst in großen Mengen Verträgen, Fähigkeiten und Schichten zuweisen. Siehe Massenzuweisung weiter unten.

3. Verträge¶

Ein Vertrag definiert die Arbeitsbedingungen eines Mitarbeiters – wie viele Stunden er arbeiten darf, an welchen Tagen, Pausen usw.

So erstellen Sie einen Vertrag¶

Gehen Sie im linken Menü zu Personen > Verträge.
Klicken Sie auf + Vertrag hinzufügen.
Füllen Sie im Tab Allgemein Folgendes aus:
- Name – Name des Vertrags (z. B. „Vollzeit 8h", „VPP")
- Tage – Wählen Sie die Arbeitstage aus (Kontrollkästchen Mo–So).
- Tagesstundenlimit – Maximale Stunden pro Tag
- Wochenstundenlimit – Maximale Stunden pro Woche
- Monatsstundenlimit – Maximale Stunden pro Monat
- Anzahl der Stunden pro Tag – Standardstunden pro Tag (für die Planung)
- Feiertage erlaubt – Arbeit an gesetzlichen Feiertagen erlauben
- Nachtschichten erlaubt – Nachtschichten erlauben
Weisen Sie im Tab Mitarbeiter den Vertrag mehreren Mitarbeitern gleichzeitig über die zweispaltige Auswahlliste zu.
Klicken Sie auf Speichern.

Spalten der Vertragsliste¶

Spalte	Beschreibung
Vertragsname	Name des Vertrags
Feiertage erlaubt	Ob Feiertage zulässig sind
Nachtschichten erlaubt	Ob Nachtschichten zulässig sind
Tage	Arbeitstage als Badges (WEEKDAYS oder einzelne Tage)

4. Fähigkeiten¶

Fähigkeiten definieren, was ein Mitarbeiter tun kann und was abgedeckt werden muss.

Tip

Fähigkeiten können direkt aus Daktela (aus Warteschlangen) importiert werden. Siehe Fähigkeiten aus Daktela importieren.

So erstellen Sie eine Fähigkeit¶

Gehen Sie im linken Menü zu Einstellungen > Konfiguration > Fähigkeiten.
Klicken Sie auf + Fähigkeit hinzufügen oder verwenden Sie Fähigkeiten importieren, um aus Daktela zu importieren.
Füllen Sie Folgendes aus:
- Name – Name der Fähigkeit (z. B. „Telefon", „Chat", „E-Mail")
- Symbol – Im Schichtplan angezeigtes Symbol (Dropdown mit voreingestellten Symbolen)
- Kombinieren erlauben – Erlauben, dass diese Fähigkeit in einer einzigen Schicht mit anderen kombiniert wird
- Bereitschaft – Diese Fähigkeit für Bereitschaftsschichten markieren
Weisen Sie im Abschnitt Benutzer die Fähigkeit mehreren Mitarbeitern über die zweispaltige Auswahlliste zu.
Klicken Sie auf Speichern.

Spalten der Fähigkeitsliste¶

Spalte	Beschreibung
Fähigkeitsname	Name mit Symbol
Kombinieren erlauben	Ob die Fähigkeit mit anderen kombiniert werden kann
Bereitschaft	Ob die Fähigkeit für Bereitschaftsschichten verwendet wird

Note

Die Massenzuweisung setzt bei allen ausgewählten Mitarbeitern das Kompetenzniveau auf 100 %. Für eine feinere Steuerung passen Sie das Niveau in der Detailansicht des Mitarbeiters an (Personen > Mitarbeiter > Mitarbeiter > Tab Fähigkeiten).

5. Schichten¶

Schichten definieren Arbeitsblöcke – wann sie beginnen, wie lange sie dauern und an welchen Tagen sie gelten.

So erstellen Sie eine Schicht¶

Gehen Sie im linken Menü zu Einstellungen > Konfiguration > Schichten.
Klicken Sie auf + Neue Schicht.
Füllen Sie im Tab Allgemein Folgendes aus:
- Schichttypname – Name der Schicht (z. B. „FO Poranna 08:30-16:30")
- Abkürzung – Im Schichtplan angezeigter Kurzcode (z. B. „FOP", „FOD")
- Tage – Wählen Sie aus, für welche Tage die Schicht gilt (Kontrollkästchen Mo–So).
- Schichtbeginn – Startzeit
- Schichtende – Endzeit
- Bereich – Aktivieren, um einen Zeitbereich statt fester Zeiten zu definieren
- Farbe / Hintergrund – Farben für die Anzeige im Schichtplan
- Beschreibung – Optionale Beschreibung
- Bereitschaft – Als Bereitschaftsschicht markieren
- Feiertag – Schicht gilt an gesetzlichen Feiertagen
- Durchgehend – Ob die Schicht ein ununterbrochener Block ist. Deaktivieren Sie dies für geteilte Schichten, bei denen eine lange unbezahlte Lücke die Schicht in mehrere Arbeitsfenster unterteilt.
Beschränken Sie die Schicht im Tab Mitarbeiter optional auf bestimmte Mitarbeiter.
Klicken Sie auf Speichern oder Aktualisieren.

Spalten der Schichtliste¶

Spalte	Beschreibung
Schichtname	Vollständiger Name der Schicht
Tage	Badge WEEKDAYS oder WEEKEND
Gültig	Gültigkeitszeitraum (falls beschränkt)
Zeit	Start- und Endzeit
Signatur	Abkürzungs-Badge (z. B. FOP, FOD, FOW)
Aktiv	Ob die Schicht aktiv ist
Feiertag	Ob die Schicht an Feiertagen gilt
Bereitschaft	Ob es sich um eine Bereitschaftsschicht handelt

Note

Die Mitarbeiter-Zulassungsliste einer Schicht wirkt sich auch auf die automatische Planung aus (Smart Schedule, Lücken füllen) – der Solver weist die Schicht keinen Mitarbeitern zu, die nicht auf der Liste stehen.

6. Bedarf¶

Der Bedarf definiert, wie viele Mitarbeiter mit welcher Fähigkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt erforderlich sind.

So erstellen Sie einen Bedarf¶

Gehen Sie im linken Menü zu Einstellungen > Konfiguration > Bedarf.
Klicken Sie auf + Bedarf hinzufügen.
Füllen Sie Folgendes aus:
- Fähigkeit – Erforderliche Fähigkeit (Dropdown)
- Arbeitsplatz – Ziel-Arbeitsplatz
- Zeitraum – Ziel-Zeitraum (optional)
- Tage – Wählen Sie die Tage aus (Kontrollkästchen Mo–So).
- Nur an Feiertagen – Aktivieren, wenn dieser Bedarf nur an Feiertagen gilt.
Definieren Sie im Abschnitt Anforderungen die Zeitblöcke:
- Minimum – Mindestanzahl der Mitarbeiter
- Bedarfsbeginn – Startzeit
- Länge – Dauer in Stunden
- Bereich verwenden – Aktivieren für variable Personalstärken
Klicken Sie auf Speichern.

Spalten der Bedarfsliste¶

Spalte	Beschreibung
Arbeitsplatz	Ziel-Arbeitsplatz
Fähigkeitsname	Erforderliche Fähigkeit mit Symbol
Tage	Badges WEEKDAYS, WEEKEND oder HOLIDAYS
Gültig	Gültigkeitszeitraum

7. Pausen¶

Pausen definieren Ruhezeiten, die innerhalb von Schichten geplant werden können.

So erstellen Sie eine Pause¶

Gehen Sie im linken Menü zu Einstellungen > Konfiguration > Pausen.
Klicken Sie auf + Pause hinzufügen.
Füllen Sie Folgendes aus:
- Name – Name der Pause (z. B. „Mittagspause", „Kaffeepause")
- Dauer – Länge der Pause (z. B. 0:30 für 30 Minuten)
- Beschreibung – Optionale Beschreibung
- Abkürzung – Kurzcode für die Anzeige (z. B. „OBD")
- Farbe / Hintergrund – Farben für die Anzeige im Schichtplan
- Aktiv – Ob die Pause aktiv ist
- Bezahlt – Ob die Pause bezahlt wird
- Pflicht – Ob die Pause erforderlich ist
- Überlappung erlauben – Ob sich Pausen mit anderen Aktivitäten überschneiden dürfen
- Lücke bei geteilter Schicht – Markiert die Pause als unbezahlte Lücke zwischen den Arbeitsfenstern einer geteilten Schicht. Durch Aktivieren wird Bezahlt deaktiviert.
Klicken Sie auf Speichern.

Spalten der Pausenliste¶

Spalte	Beschreibung
Pausenname	Name der Pause
Dauer	Länge in Minuten
Aktiv	Ob die Pause aktiv ist
Bezahlt	Ob die Pause bezahlt wird
Pflicht	Ob die Pause erforderlich ist

8. Zeiträume¶

Zeiträume definieren Zeitspannen für die Schichtplanung.

So erstellen Sie einen Zeitraum¶

Gehen Sie im linken Menü zu Einstellungen > Konfiguration > Zeiträume.
Klicken Sie auf + Zeitraum hinzufügen.
Füllen Sie Folgendes aus:
- Zeitraumname – Name des Zeitraums (z. B. „Juni 2026")
- Beschreibung – Optionale Beschreibung
- Beginn des Zeitraums – Startdatum
- Ende des Zeitraums – Enddatum
- Aktiv – Ob der Zeitraum aktiv ist
Klicken Sie auf Speichern.

Spalten der Zeitraumliste¶

Spalte	Beschreibung
Zeitraumname	Name des Zeitraums
Beschreibung	Beschreibungstext
Zeitraum	Datumsbereich (z. B. 1.6.2026 – 30.6.2026)

Massenzuweisung¶

Sie können Mitarbeiter aus der Detailansicht des jeweiligen Elements in großen Mengen Verträgen, Fähigkeiten oder Schichten zuweisen.

So gehen Sie vor¶

Öffnen Sie die Detailansicht:
- Vertrag: Personen > Verträge > Vertrag öffnen > Tab Mitarbeiter
- Fähigkeit: Einstellungen > Konfiguration > Fähigkeiten > Fähigkeit öffnen > Abschnitt Benutzer
- Schicht: Einstellungen > Konfiguration > Schichten > Schicht öffnen > Tab Mitarbeiter
Es erscheint eine zweispaltige Auswahlliste – verfügbare Mitarbeiter links, zugewiesene rechts.
Verwenden Sie die Pfeile (oder einen Doppelklick), um Mitarbeiter zwischen den Spalten zu verschieben. Sie können mehrere Elemente gleichzeitig auswählen.
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweise¶

Bei Fähigkeiten setzt die Massenzuweisung das Kompetenzniveau auf 100 %. Passen Sie einzelne Niveaus in der Detailansicht des Mitarbeiters an.
Bei Schichten bedeutet eine leere Mitarbeiterliste „jeder am Arbeitsplatz kann diese Schicht erhalten". Eine gefüllte Liste wirkt als Whitelist – der automatische Planer beachtet sie.
Die Massenzuweisung ist nicht aus der Detailansicht des Mitarbeiters verfügbar – dort wählen Sie die Elemente einzeln aus.

Fähigkeitskombinationen¶

Fähigkeitskombinationen definieren, welche Fähigkeiten ein Mitarbeiter gleichzeitig in einer einzigen Schicht ausüben kann. Ohne Kombinationen erstellt der Solver für jede Fähigkeit eine separate Schicht. Mit Kombinationen können mehrere Fähigkeiten (z. B. Anruf + Chat) für einen Mitarbeiter zu einer Schicht zusammengeführt werden.

Beispiel¶

Wenn ein Arbeitsplatz Bedarf an den Fähigkeiten Anruf, Chat und E-Mail hat und die Mitarbeiterin Anna die Kombination [Anruf, Chat] hat:

Der Solver erstellt eine Schicht mit requiredSkills = [Anruf, Chat], die Anna allein abdecken kann.
Für E-Mail wird eine separate Schicht für einen anderen Mitarbeiter erstellt.

1. Fähigkeit zum Kombinieren aktivieren¶

Bei einer Fähigkeit muss der Schalter Kombinieren erlauben aktiviert sein, damit sie in Kombinationen einbezogen werden kann.

Gehen Sie zu Einstellungen > Konfiguration > Fähigkeiten und öffnen Sie die Fähigkeit.
Aktivieren Sie Kombinieren erlauben.
Speichern Sie.

Note

Sie können Kombinieren erlauben nur deaktivieren, wenn die Fähigkeit in keiner aktiven Mitarbeiterkombination verwendet wird.

2. Kombinationen für einen Mitarbeiter einrichten¶

Gehen Sie zu Personen > Mitarbeiter und öffnen Sie die Detailansicht des Mitarbeiters.
Wechseln Sie zum Tab Fähigkeitskombinationen.
Klicken Sie auf +, um eine neue Kombinationszeile hinzuzufügen.
Wählen Sie im Dropdown-Menü 2 oder mehr Fähigkeiten aus, die der Mitarbeiter gleichzeitig ausüben kann. Im Dropdown-Menü erscheinen nur Fähigkeiten mit Allow to Combine = true.
Fügen Sie weitere Zeilen hinzu, wenn der Mitarbeiter mehrere unabhängige Kombinationen hat.
Speichern Sie.

Auswirkung auf die Planung¶

Beim Ausführen von Smart Schedule führt der Solver Folgendes aus:

Er führt den Bedarf für kombinierbare Fähigkeiten zu einer Schicht mit mehreren requiredSkills zusammen.
Er erstellt separate Schichten für Fähigkeiten, die in keiner Kombination enthalten sind.
Dies reduziert die Gesamtzahl der Schichten und lässt einen Mitarbeiter mehrere Fähigkeiten gleichzeitig abdecken.