Anfragen und Benachrichtigungen¶

WFM enthält ein Anfragesystem, über das Mitarbeiter Abwesenheiten, Schichtänderungen oder andere Zeitplanänderungen beantragen können. Das System versendet außerdem E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Ereignisse.

Anfragetypen¶

Anfragen ermöglichen es Mitarbeitern, Änderungen an ihrem Zeitplan zu beantragen. Manager genehmigen oder lehnen Anfragen ab, und genehmigte Anfragen werden automatisch auf den Zeitplan angewendet.

Standard-Anfragetypen¶

WFM wird mit gängigen Anfragetypen ausgeliefert:

Abwesenheit - Urlaub, freier Tag
Krankheit - Erkrankung
Schichtänderung - Eine andere Schicht anfordern
Homeoffice - Arbeiten von zu Hause
Bevorzugte Schicht - Der Mitarbeiter wählt eine bestimmte Schichtvorlage, die er an einem bestimmten Datum gerne hätte. Siehe Schichtpräferenzen.

Benutzerdefinierte Anfragetypen erstellen¶

Gehen Sie zu Einstellungen > Konfiguration > Anfragetypen.
Klicken Sie auf + Anfragetyp hinzufügen.
Füllen Sie aus:
- Name - Name des Anfragetyps (z. B. "Praca z domu", "Urlop wypoczynkowy")
- Typ - Kategorie: Verfügbar, Home Office, Abwesenheit oder Schichten
- Beschreibung - Beschreibung des Anfragetyps
- Abkürzung - Kurzcode für die Anzeige (z. B. "PZD")
- Farbe / Hintergrund - Farben für die Anzeige im Zeitplan
- Aktiv - Ob dieser Anfragetyp verfügbar ist
- Muss genehmigt werden - Ob Anfragen die Genehmigung eines Managers erfordern
Klicken Sie auf Speichern.

Spalten der Anfragetypenliste¶

Spalte	Beschreibung
Anfragename	Name des Anfragetyps
Anfragetyp	Kategorie (Verfügbar, Home Office, Abwesenheit, Schichten)
Beschreibung	Beschreibungstext
Aktiv	Ob der Typ verfügbar ist

Eine Anfrage einreichen¶

Als Mitarbeiter¶

Öffnen Sie Ihren Zeitplan oder das Dashboard.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Anfrage hinzufügen.
Wählen Sie den Anfragetyp.
Wählen Sie das/die Datum/Daten.
Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu.
Reichen Sie die Anfrage ein.

Die Anfrage wird zur Genehmigung an Ihren Manager gesendet.

Als Manager (im Namen eines Mitarbeiters)¶

Gehen Sie zu Personen > Anfragen.
Klicken Sie auf + Anfrage hinzufügen (oder über das Dashboard).
Füllen Sie aus:
- Benutzer - Wählen Sie den Mitarbeiter
- Anfragetyp - Wählen Sie den Typ
- Halber Tag - Für halbtägige Anfragen aktivieren
- Ganztägig - Für ganztägige Anfragen aktivieren
- Von Datum / Bis Datum - Datumsbereich
- Beschreibung - Optionale Notizen
Klicken Sie auf Speichern.

Anfragen genehmigen oder ablehnen¶

Manager erhalten Benachrichtigungen, wenn Mitarbeiter Anfragen einreichen.

So bearbeiten Sie Anfragen¶

Gehen Sie zu Personen > Anfragen oder öffnen Sie die Zeitplanansicht.
Verwenden Sie die Filter, um ausstehende Anfragen zu finden.
Prüfen Sie die Details.
Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.

Was nach der Genehmigung passiert¶

Die Anfrage wird als genehmigt markiert.
Der Zeitplan wird automatisch aktualisiert (z. B. wird der Tag als Urlaub markiert).
Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung.

Was nach der Ablehnung passiert¶

Die Anfrage wird als abgelehnt markiert.
Der Zeitplan wird nicht geändert.
Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung mit der Begründung (sofern angegeben).

E-Mail-Benachrichtigungen¶

WFM versendet E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Ereignisse. Jeder Benachrichtigungstyp hat seine eigene Vorlage mit Unterstützung für mehrere Sprachen (Tschechisch, Englisch, Slowakisch).

Benachrichtigungstypen¶

Ereignis	Empfänger	Beschreibung
Neue Abwesenheitsanfrage	Manager + Arbeitsplatz-Admins	Mitarbeiter hat eine Abwesenheitsanfrage eingereicht
Neue Schichtänderungsanfrage	Manager + Arbeitsplatz-Admins	Mitarbeiter hat eine Schichtänderung beantragt
Neue Homeoffice-Anfrage	Manager + Arbeitsplatz-Admins	Mitarbeiter hat beantragt, von zu Hause zu arbeiten
Anfrage genehmigt	Mitarbeiter	Manager hat die Anfrage genehmigt
Anfrage abgelehnt	Mitarbeiter	Manager hat die Anfrage abgelehnt
Zeitplan veröffentlicht	Alle Mitarbeiter mit Schichten	Neuer Zeitplan ist verfügbar
Neues Schichttausch-Angebot	Zielmitarbeiter	Jemand möchte Schichten tauschen
Schichttausch akzeptiert	Beide Mitarbeiter	Der Tausch wurde bestätigt
Schichttausch abgelehnt	Beide Mitarbeiter	Der Tausch wurde abgelehnt
Erinnerung an die morgige Schicht	Mitarbeiter	Erinnerung an die Schicht am nächsten Tag
Zusammenfassung des morgigen Zeitplans	Arbeitsplatz-Admins	Tägliche Zusammenfassung des morgigen Zeitplans
Schicht kollidiert mit Urlaub	Arbeitsplatz-Admins	Eine geplante Schicht kollidiert mit dem Urlaub eines Mitarbeiters
Stunden unter Vertragsminimum	Mitarbeiter	Die geplanten Stunden liegen unter dem vertraglich vereinbarten Minimum

Benachrichtigungen konfigurieren¶

Basis-URL einrichten¶

Die Basis-URL wird für Links in E-Mails verwendet (genehmigen, ablehnen, Anfrage anzeigen). Ohne sie funktionieren die Links nicht.

Gehen Sie zu Einstellungen > Konfiguration > System.
Legen Sie die Basis-URL fest (z. B. https://your-company.daktela.com/wfm/app).
Speichern.

Vorgesetzte der Mitarbeiter einrichten¶

Benachrichtigungen über neue Anfragen werden an jeden Vorgesetzten gesendet, der dem Mitarbeiter zugewiesen ist. Ein Mitarbeiter kann mehr als einen Vorgesetzten haben — jeder von ihnen erhält eine Kopie der Benachrichtigung. Wenn kein Vorgesetzter festgelegt ist, erhalten nur die Arbeitsplatz-Administratoren die Benachrichtigung.

Öffnen Sie das Mitarbeiterdetail.
Wählen Sie im Feld Vorgesetzte einen oder mehrere Vorgesetzte aus der Liste aus.
Speichern.

Note

Empfänger werden dedupliziert, sodass ein Vorgesetzter, der zugleich Arbeitsplatz-Administrator ist, dieselbe E-Mail nicht zweimal erhält.

E-Mail-Vorlagen bearbeiten¶

Vorlagen steuern Betreff und Text der Benachrichtigungs-E-Mails.

Gehen Sie zu Einstellungen > Konfiguration > E-Mails.
Klicken Sie auf eine Vorlage, um sie zu bearbeiten.
Füllen Sie Betreff und Text aus.
Verwenden Sie Variablen in doppelten geschweiften Klammern. Zum Beispiel:
- {{info}} - HTML-Tabelle mit Anfragedetails
- {{linkApprove}} / {{linkReject}} - Anklickbare Links zum Genehmigen/Ablehnen
- {{shifts}} - HTML-Tabelle der Schichten des Mitarbeiters
Erweitern Sie für jede Sprache (cs, en, sk) das Akkordeon und tragen Sie die Übersetzung ein.
Speichern.

Note

Das System wählt die Sprache der Vorlage anhand der Spracheinstellung des Benutzers. Existiert keine Übersetzung, greift es auf Englisch zurück, dann auf die Standardvorlage.