Arbeiten mit Schichtplänen¶

Sobald ein Schichtplan erstellt und die Schichten generiert sind, müssen Sie ihn überprüfen, bearbeiten und veröffentlichen. Diese Anleitung behandelt die alltäglichen Aufgaben bei der Verwaltung von Schichtplänen.

Ansichtsmodi¶

Der Schichtplan kann in verschiedenen Ansichten dargestellt werden:

Ansicht	Beschreibung
Zeitraumansicht	Überblick über den gesamten Zeitraum mit Mitarbeiterzeilen und Tagesspalten. Am besten geeignet, um das Gesamtbild zu sehen.
Tagesansicht	Detaillierte Ansicht eines einzelnen Tages mit einer Zeitachse. Am besten geeignet, um die Abdeckung zu bestimmten Zeiten zu prüfen.
Tabellenansicht	Tabellarische Darstellung. Am besten geeignet für schnelles Bearbeiten in großen Mengen.

Wechseln Sie die Ansichten über das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke.

Schichten bearbeiten¶

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Schicht, um das Kontextmenü mit den verfügbaren Aktionen zu öffnen: Schicht bearbeiten, Schicht hinzufügen, Schicht duplizieren und Schicht entfernen.

Eine Schicht verschieben¶

Ziehen Sie eine Schicht per Drag-and-drop von einem Mitarbeiter zu einem anderen oder von einem Tag zu einem anderen.

Eine Schicht hinzufügen¶

Klicken Sie auf eine leere Zelle im Schichtplan-Raster (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Schicht hinzufügen).
Wählen Sie eine Schicht aus den verfügbaren Optionen aus.
Die Schicht wird hinzugefügt.

Eine Schicht bearbeiten¶

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine bestehende Schicht und wählen Sie Schicht bearbeiten.
Ändern Sie die Schichtdetails (Startzeit, Endzeit, Pausenzeiten).
Speichern Sie die Änderungen.

Eine Schicht duplizieren¶

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine bestehende Schicht.
Wählen Sie Schicht duplizieren.
Die Schicht wird auf denselben Tag kopiert.

Eine Schicht löschen¶

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine bestehende Schicht.
Wählen Sie Schicht entfernen.
Bestätigen Sie das Löschen.

Mitarbeiterinformationen¶

Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Mitarbeiternamen im Schichtplan, um eine Kurzübersicht seiner Stunden und Fähigkeiten anzuzeigen.

Das Popup zeigt:

Feld	Beschreibung
Schichtstunden	Gesamtstunden aus zugewiesenen Schichten
Vertragsstunden	Vom Vertrag des Mitarbeiters geforderte Stunden
Zusammenfassung	Vergleich (z. B. 24/24 bedeutet, dass der Vertrag erfüllt ist)
Urlaubsstunden	Urlaubsstunden in diesem Zeitraum
Fähigkeiten	Zugewiesene Fähigkeiten des Mitarbeiters

Klicken Sie auf Mitarbeiterdetail, um das vollständige Mitarbeiterprofil zu öffnen.

Mitarbeiter hinzufügen¶

So fügen Sie dem Schichtplan weitere Mitarbeiter hinzu:

Klicken Sie in der oberen Leiste auf Mitarbeiter hinzufügen.
Filtern Sie nach Fähigkeit oder Rolle.
Suchen Sie bei Bedarf nach Namen.
Verwenden Sie die Übertragungsliste (TransferList), um Mitarbeiter auszuwählen.
Klicken Sie auf Zuweisen.

Den Schichtplan validieren¶

Validieren Sie den Schichtplan vor der Veröffentlichung, um sicherzustellen, dass alle Einschränkungen erfüllt sind.

Öffnen Sie das rechte Panel.
Überprüfen Sie die Validierungsergebnisse.
Beheben Sie alle hervorgehobenen Probleme.

Der Validator prüft:

Prüfung	Beschreibung
Vertragskonformität	Stunden, Pausen, Ruhezeiten innerhalb der Grenzen
Bedarfsdeckung	Aller Personalbedarf gedeckt
Fähigkeitsanforderungen	Zugewiesene Mitarbeiter haben die erforderlichen Fähigkeiten
Schichteinschränkungen	Schichten für die zugewiesenen Tage und Mitarbeiter gültig

Ansicht Abdeckung / Bedarf¶

Die Ansicht Abdeckung/Bedarf zeigt:

Bedarf – Wie viele Agenten benötigt werden (aus dem Bedarf)
Abdeckung – Wie viele Agenten eingeplant sind
Unterdeckung – Wo die Abdeckung den Bedarf nicht deckt

Verwenden Sie diese Ansicht, um Lücken zu erkennen und den Schichtplan entsprechend anzupassen.

Bedarfsansicht¶

Die Bedarfsansicht dreht den Schichtplan um: Statt einer Zeile pro Mitarbeiter zeigt sie eine Zeile pro Fähigkeit (Bedarf), sodass Sie prüfen können, wie jede Personalanforderung im Laufe des Tages gedeckt wird.

Öffnen Sie die Zeilenauswahl in der oberen linken Ecke des Schichtplan-Rasters (über der Mitarbeiterliste).
Wählen Sie Bedarf aus (die anderen Optionen sind Schichten und Fähigkeiten).
Der Schichtplan wechselt zur Tagesansicht und zeigt eine Zeile pro Fähigkeit.

Jede Fähigkeitszeile zeigt:

Element	Beschreibung
Fähigkeitsname	Die Fähigkeit (der Bedarf), die die Zeile abdeckt, mit ihrem Symbol
Spitzenbedarf	Die höchste Anzahl von Agenten, die während des ausgewählten Tages gleichzeitig erforderlich ist, basierend auf Ihrem Bedarf
Ops·h	Die gesamten Agentenstunden, die dieser Fähigkeit am ausgewählten Tag zugewiesen sind
Schichtblöcke	Schichten, die die Fähigkeit abdecken, auf der Zeitachse des Tages dargestellt. Jeder Block zeigt den Schichtnamen, die Anzahl der Agenten (Ops) und den Zeitbereich. Sich überlappende Schichten werden untereinander gestapelt.

Klicken Sie auf einen Schichtblock, um sein Detail anzuzeigen: die Liste der zugewiesenen Mitarbeiter und, falls einige Positionen noch offen sind, die Anzahl der nicht zugewiesenen Positionen.

Für jede Fähigkeit, die am ausgewählten Tag entweder eine Personalanforderung hat oder von mindestens einer Schicht abgedeckt wird, wird eine Zeile angezeigt.

Note

Die Bedarfsansicht ist nur in der Tagesansicht verfügbar. Bei Auswahl von Bedarf wechselt der Schichtplan automatisch zur Tagesansicht; wenn Sie zurück zur Zeitraumansicht wechseln, kehrt die Auswahl zu Fähigkeiten zurück.

Lücken füllen¶

Wenn nach manuellen Bearbeitungen einiger Bedarf nicht vollständig gedeckt ist:

Klicken Sie im rechten Panel auf Lücken füllen.
Der Solver fügt Schichten hinzu, um ungedeckten Bedarf zu decken.
Bestehende Zuweisungen bleiben erhalten.

Den Schichtplan veröffentlichen¶

Wenn der Schichtplan fertig ist:

Klicken Sie in der oberen Leiste auf Veröffentlichen.
Der Status des Schichtplans ändert sich in Geschlossen.
Mitarbeiter können nun ihre Schichten sehen.

Warning

Beim Veröffentlichen werden Benachrichtigungen an die Mitarbeiter gesendet. Stellen Sie sicher, dass der Schichtplan endgültig ist, bevor Sie ihn veröffentlichen.

Voraussetzungen für die Veröffentlichung¶

Alle Validierungsfehler müssen behoben sein.
Der Schichtplan muss mindestens eine zugewiesene Schicht enthalten.

Einen Schichtplan wieder öffnen¶

Wenn Sie nach der Veröffentlichung Änderungen vornehmen müssen:

Klicken Sie in der oberen Leiste auf Öffnen.
Der Schichtplan kehrt in den bearbeitbaren Status zurück.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
Veröffentlichen Sie ihn erneut, wenn er fertig ist.

Note

Mitarbeiter sehen den aktualisierten Schichtplan, nachdem Sie ihn erneut veröffentlicht haben.

Schichtplan-Status¶

Status	Beschreibung	Verfügbare Aktionen
Entwurf	Wird erstellt	Bearbeiten, Smart Schedule
Vorbereitet	Struktur bereit	Bearbeiten, Smart Schedule
Berechnet	Schichten zugewiesen	Bearbeiten, Validieren, Veröffentlichen
Geschlossen	Veröffentlicht	Anzeigen, Öffnen

Anfragen¶

Mitarbeiter können Anfragen für Abwesenheiten, Schichtänderungen oder andere Änderungen einreichen.

Anfragen anzeigen¶

Wechseln Sie über das Dropdown-Menü zur Ansicht Anfragen.
Oder greifen Sie über Personen > Anfragen im linken Menü darauf zu.

Eine Anfrage genehmigen oder ablehnen¶

Klicken Sie auf eine Anfrage.
Überprüfen Sie die Details.
Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.
Der Schichtplan wird entsprechend aktualisiert (bei genehmigten Anfragen).

Eine Anfrage im Namen eines Mitarbeiters erstellen¶

Klicken Sie in der Schichtplanansicht auf eine Tages-/Mitarbeiterzelle.
Wählen Sie Neue Anfrage.
Füllen Sie die Details der Anfrage aus.
Speichern Sie.

Export und Import¶

Einen Schichtplan exportieren¶

Aus der Schichtplanliste:

Gehen Sie zu Zeitplan (Hauptmenü).
Klicken Sie oben rechts auf Exportieren.
Wählen Sie die zu exportierenden Schichtpläne aus.
Laden Sie die Datei herunter.

Innerhalb eines Schichtplans:

Öffnen Sie die Detailansicht des Schichtplans.
Klicken Sie in der oberen Leiste auf die Export-Schaltfläche.
Wählen Sie das Format.
Laden Sie die Datei herunter.

Einen Schichtplan importieren¶

Gehen Sie zu Zeitplan (Hauptmenü).
Klicken Sie oben rechts auf Importieren.
Wählen Sie die zu importierende Datei aus.
Ordnen Sie die Datenfelder zu.
Klicken Sie auf Importieren.

Tipps¶

Überprüfen Sie den Schichtplan vor der Veröffentlichung gründlich.
Verwenden Sie die Tagesansicht, um die Abdeckung zu kritischen Zeiten zu prüfen.
Kommunizieren Sie Änderungen zeitnah an die Mitarbeiter.
Halten Sie den Bedarf aktuell, wenn sich die geschäftlichen Anforderungen ändern.
Verwenden Sie nach kleineren Änderungen Lücken füllen, anstatt den gesamten Schichtplan neu zu erstellen.