Smart Schedule¶

Smart Schedule je funkce automatického generování rozvrhu ve WFM. Používá AI optimalizační algoritmus (Timefold) k přiřazení zaměstnanců do směn při dodržení všech omezení - potřeb, smluv, dovedností a preferencí.

Jak to funguje¶

Smart Schedule:

Vytvoří strukturu dnů pro celé období
Načte požadavky na obsazení (potřeby) pro každý den
Spustí optimalizační algoritmus pro nalezení nejlepšího přiřazení
Přiřadí zaměstnance do směn při splnění požadavků a respektování smluv

Algoritmus zvažuje:

Potřeby obsazení (minimální počet agentů na dovednost a časový úsek)
Smlouvy zaměstnanců (pracovní hodiny, dny, přestávky)
Dovednosti a úrovně znalostí
Omezení směn (platné dny, seznamy povolených zaměstnanců)
Minimální doby odpočinku mezi směnami
Preferované směny zaměstnanců (měkké - solver se je snaží splnit, ale může je obejít kvůli pokrytí potřeb)

Note

Plánovány jsou pouze osoby s přiřazenou smlouvou. Členové pracoviště bez smlouvy (typicky manažeři, plánovači nebo vedoucí týmů, kteří nepracují na směny) nikdy nedostanou směnu a nepočítají se do dostupné kapacity.

Generování rozvrhu¶

Otevřete detail rozvrhu (vytvořený podle Vytvoření rozvrhu).
Klikněte na tlačítko Smart Schedule v horní liště.
Počkejte na dokončení výpočtu (obvykle několik sekund).
Zkontrolujte vygenerovaný rozvrh.

Rozvrh je nyní ve stavu Calculated s přiřazenými směnami.

Co Smart Schedule zvažuje¶

Potřeby¶

Smart Schedule se snaží splnit všechny definované potřeby. Pokud potřeba vyžaduje 5 agentů s dovedností Obchod od 9:00 do 17:00, systém přiřadí směny tak, aby tento požadavek splnil.

Smlouvy¶

Systém respektuje všechna smluvní omezení:

Maximální hodiny za den/týden/měsíc
Pracovní dny
Povinné přestávky
Minimální doby odpočinku
Povolení pro svátky a noční směny

Dovednosti¶

Zaměstnanci jsou přiřazováni do směn na základě svých dovedností. Systém páruje dovednosti zaměstnanců s požadovanými dovednostmi potřeb.

Kombinace dovedností¶

Pokud mají zaměstnanci definované kombinace dovedností, systém může přiřadit více dovedností do jedné směny, čímž sníží celkový počet potřebných směn.

Omezení směn¶

Systém používá pouze směny, které jsou:

Aktivní a platné pro dané období
Povolené na pracovišti
Povolené pro konkrétního zaměstnance (pokud je definován whitelist)

Směny pokrývající stejné časové okno¶

Potřeby se párují na časové okno, ne na konkrétní směnu. Pokud dvě směny pokrývají stejné okno - například směna 08:00-16:00 s obědovou pauzou v 11:30 a druhá s pauzou ve 12:30, nebo samostatná směna pro každý tým - soupeří o stejnou potřebu a Smart Schedule mezi ně poptávku rozdělí.

Jak se poptávka rozdělí, závisí na seznamu Zaměstnanci u každé směny:

U žádné ze směn nejsou uvedeni zaměstnanci - poptávka se rozdělí rovnoměrně.
Zaměstnanci jsou uvedeni (například 5 u jedné směny a 1 u druhé) - poptávka kopíruje tyto počty, takže se směny neplánují tam, kde je nemá kdo odpracovat.

Po každém běhu pravý panel vypíše směny, které se překrývají:

Směny ... pokrývají stejné časové okno - shodný začátek i délka. Obě směny se naplánují, jde pouze o upozornění, ne o chybu.
Směny ... se liší o 15 minut nebo méně - téměř shodné, například 08:00 a 08:15. Zde může poptávka skončit jen u jedné z nich, protože vyhrává směna, která potřebě odpovídá přesněji. Pokud jde o překlep, opravte časy; pokud je rozdíl záměrný, uveďte u každé směny zaměstnance a určete tak, kdo kterou směnu pracuje.

Potřebu nelze navázat na jednu konkrétní směnu. Pokud musí pevný počet zaměstnanců odpracovat jednu konkrétní směnu, řešte to seznamem Zaměstnanci u dané směny.

Preferované směny¶

Pokud zaměstnanec podal preferenci směny (žádost typu Preferovaná smena se šablonou směny a datem), solver ji zpracuje jako měkké omezení - pokusí se v daný den přiřadit přesně tuto směnu, ale pokud je to pro pokrytí potřeb obsazení nutné, může zvolit jinou. Po doběhnutí běhu je každá preference v seznamu žádostí označena jako splněná nebo nesplněná.

Dělené směny¶

Šablony dělených směn (např. 08:00–12:00 + 16:00–20:00 s neplaceným poledním gapem) jsou vnímány jako jedno logické přiřazení. Smart Schedule udržuje všechna pracovní okna stejné dělené směny u stejného zaměstnance, neuplatňuje kontraktní minimum odpočinku na neplacený gap a do denních/týdenních/měsíčních limitů hodin počítá pouze placená okna. Pokud žádný zaměstnanec nedokáže pokrýt všechna okna, celá dělená směna je odmítnuta a uvedena v sekci Nepokryté sloty.

Po generování¶

Jakmile Smart Schedule skončí, můžete:

Zkontrolovat rozvrh v mřížkovém pohledu
Provést ruční úpravy přetažením směn nebo editací buněk
Validovat rozvrh pro kontrolu porušení omezení
Doplnit mezery pro přidání směn tam, kde potřeby nejsou plně splněny
Publikovat když je rozvrh připraven

Doplnění mezer (Fill Gaps)¶

Pokud některé potřeby nejsou splněny, použijte Doplnit mezery pro přidání směn pouze tam, kde je to potřeba. Funguje na jakémkoli rozvrhu s alespoň jednou směnou - včetně plánů sestavených kompletně ručně, bez jediného spuštění Smart Schedule.

Klikněte na Doplnit mezery v pravém panelu.
Solver dokončí zbývající rozvrh podle Potřeb pomocí zaměstnanců se zbývající kapacitou.
Existující ruční i vygenerované směny zůstanou beze změny.

To je užitečné pro inkrementální úpravy bez regenerování celého rozvrhu.

Regenerace potřeb¶

Pokud se požadavky na obsazení změní poté, co jste začali plánovat:

Klikněte na Regenerovat potřeby v pravém panelu.
Systém znovu načte potřeby z aktuálních definic.
Spusťte Smart Schedule nebo Doplnit mezery znovu.

Validace¶

Pravý panel zobrazuje výsledky validace. Systém kontroluje:

Soulad se smlouvami (hodiny, přestávky, doby odpočinku)
Pokrytí potřeb (jsou všechny požadavky splněny?)
Požadavky na dovednosti (mají přiřazení zaměstnanci požadované dovednosti?)

Chyby validace jsou zvýrazněny a měly by být vyřešeny před publikací.

Tipy¶

Definujte realistické potřeby - příliš přísné požadavky mohou znemožnit nalezení platného rozvrhu.
Ujistěte se, že smlouvy přesně odrážejí skutečné pracovní podmínky.
Použijte kombinace dovedností pro větší flexibilitu v přiřazování směn.
Zkontrolujte a upravte vygenerovaný rozvrh před publikací.
Pokud algoritmus nemůže splnit všechny potřeby, zvažte přidání více zaměstnanců nebo úpravu požadavků.

Řešení problémů¶

Problém	Řešení
Generování rozvrhu trvá dlouho	Snižte počet zaměstnanců nebo zjednodušte omezení
Potřeby nejsou plně pokryty	Přidejte více zaměstnanců s požadovanými dovednostmi nebo snižte minimální počty
Porušení smluv	Upravte smlouvy nebo snižte přiřazené směny
Zaměstnanec nemá vygenerované směny	Zkontrolujte, že zaměstnanec má přiřazené dovednosti a povolené směny
Dělená směna rozdělena mezi zaměstnance	Solver nedokázal udržet obě okna dělené směny u jednoho agenta. Ujistěte se, že je k dispozici alespoň jeden kvalifikovaný zaměstnanec pro celý rozsah.
Dělená směna pokryta částečně	Solver dokázal přiřadit jen některá okna dělené směny. Přidejte kvalifikovaného zaměstnance dostupného pro všechna okna, případně zkraťte neplacený gap, aby splňovalo více agentů.
Zaměstnanec je v daném čase již obsazen	Solver umístil směnu na zaměstnance, který má ve stejném čase jinou směnu, takže byla vrácena jako neobsazená. Použijte Doplnit mezery pro nabídnutí pozice jinému dostupnému zaměstnanci, nebo přidejte více agentů pro dané časové okno.
Poptávka se nečekaně rozdělila mezi dvě směny	Obě směny pokrývají stejné časové okno, takže čerpají ze stejné potřeby. Zkontrolujte upozornění v pravém panelu - buď duplicitní směnu odstraňte, nebo pomocí seznamu Zaměstnanci u každé směny určete, kdo kterou pracuje.
Téměř shodné směně se neplánují žádné směny	Směny lišící se o 15 minut nebo méně soupeří o stejnou potřebu a vyhrává ta, která jí odpovídá přesněji. Sjednoťte časy, nebo rozdíl zvětšte tak, aby každá směna odpovídala vlastní potřebě.