Přeskočit obsah

Práce s rozvrhem

Jakmile je rozvrh vytvořen a směny vygenerovány, budete ho potřebovat zkontrolovat, upravit a publikovat. Tento návod pokrývá každodenní úkoly správy rozvrhu.

Režimy zobrazení

Rozvrh lze zobrazit v různých pohledech:

Pohled Popis
Pohled období Přehled celého období s řádky zaměstnanců a sloupci dnů. Nejlepší pro celkový přehled.
Denní pohled Detailní pohled na jeden den s časovou osou. Nejlepší pro kontrolu pokrytí v konkrétním čase.
Tabulkový pohled Tabulková reprezentace. Nejlepší pro rychlé hromadné úpravy.

Přepínejte pohledy pomocí dropdown menu vpravo nahoře.

Úpravy směn

Klikněte pravým tlačítkem na směnu pro otevření kontextového menu s dostupnými akcemi: Edit Shift, Add Shift, Duplicate Shift a Remove Shift.

Přesunutí směny

Přetáhněte směnu od jednoho zaměstnance k druhému, nebo z jednoho dne na jiný.

Přidání směny

  1. Klikněte na prázdnou buňku v mřížce rozvrhu (nebo klikněte pravým tlačítkem a vyberte Add Shift).
  2. Vyberte směnu z dostupných možností.
  3. Směna je přidána.

Úprava směny

  1. Klikněte pravým tlačítkem na existující směnu a vyberte Edit Shift.
  2. Upravte podrobnosti směny (čas začátku, čas konce, časy přestávek).
  3. Uložte změny.

Duplikování směny

  1. Klikněte pravým tlačítkem na existující směnu.
  2. Vyberte Duplicate Shift.
  3. Směna se zkopíruje do stejného dne.

Smazání směny

  1. Klikněte pravým tlačítkem na existující směnu.
  2. Vyberte Remove Shift.
  3. Potvrďte smazání.

Informace o zaměstnanci

Najeďte myší na jméno zaměstnance v rozvrhu pro zobrazení rychlého přehledu jeho hodin a dovedností.

Popup zobrazuje:

Pole Popis
Shifts Hours Celkový počet hodin z přiřazených směn
Contract Hours Hodiny požadované smlouvou zaměstnance
Summary Porovnání (např. 24/24 znamená splněnou smlouvu)
Vacation Hours Hodiny dovolené v tomto období
Skills Přiřazené dovednosti zaměstnance

Klikněte na Employee Detail pro otevření kompletního profilu zaměstnance.

Přidání zaměstnanců

Pro přidání více zaměstnanců do rozvrhu:

  1. Klikněte na Přidat zaměstnance v horní liště.
  2. Filtrujte podle dovednosti nebo role.
  3. Případně vyhledávejte podle jména.
  4. Použijte TransferList k výběru zaměstnanců.
  5. Klikněte na Přiřadit.

Validace rozvrhu

Před publikací validujte rozvrh, abyste se ujistili, že všechna omezení jsou splněna.

  1. Otevřete pravý panel.
  2. Zkontrolujte výsledky validace.
  3. Opravte všechny zvýrazněné problémy.

Validátor kontroluje:

Kontrola Popis
Soulad se smlouvami Hodiny, přestávky, doby odpočinku v limitech
Pokrytí potřeb Všechny požadavky na obsazení splněny
Požadavky na dovednosti Přiřazení zaměstnanci mají požadované dovednosti
Omezení směn Směny platné pro přiřazené dny a zaměstnance

Pohled Pokrytí / Poptávka

Pohled Pokrytí/Poptávka zobrazuje:

  • Poptávka - Kolik agentů je potřeba (z potřeb)
  • Pokrytí - Kolik agentů je naplánováno
  • Nedostatek - Kde pokrytí nesplňuje poptávku

Použijte tento pohled k identifikaci mezer a upravte rozvrh podle toho.

Doplnění mezer

Pokud některé potřeby nejsou plně pokryty po ručních úpravách:

  1. Klikněte na Doplnit mezery v pravém panelu.
  2. Solver přidá směny k pokrytí nesplněných potřeb.
  3. Existující přiřazení jsou zachována.

Publikování rozvrhu

Když je rozvrh připraven:

  1. Klikněte na Publikovat v horní liště.
  2. Stav rozvrhu se změní na Closed.
  3. Zaměstnanci nyní mohou vidět své směny.

Warning

Publikování odešle notifikace zaměstnancům. Před publikací se ujistěte, že rozvrh je finální.

Předpoklady pro publikaci

  • Všechny validační chyby musí být vyřešeny
  • Rozvrh musí mít alespoň jednu přiřazenou směnu

Znovuotevření rozvrhu

Pokud potřebujete provést změny po publikaci:

  1. Klikněte na Otevřít v horní liště.
  2. Rozvrh se vrátí do editovatelného stavu.
  3. Proveďte změny.
  4. Až bude připraven, publikujte znovu.

Note

Zaměstnanci uvidí aktualizovaný rozvrh po opětovné publikaci.

Stavy rozvrhu

Stav Popis Dostupné akce
Draft Vytváří se Upravovat, Smart Schedule
Prepared Struktura připravena Upravovat, Smart Schedule
Calculated Směny přiřazeny Upravovat, Validovat, Publikovat
Closed Publikováno Zobrazit, Otevřít

Žádosti

Zaměstnanci mohou podávat žádosti o volno, změny směn nebo jiné úpravy.

Zobrazení žádostí

  1. Přepněte na pohled Požadavky pomocí dropdown menu.
  2. Nebo přistupte přes Lidé > Požadavky v levém menu.

Schválení nebo zamítnutí žádosti

  1. Klikněte na žádost.
  2. Zkontrolujte podrobnosti.
  3. Klikněte na Schválit nebo Zamítnout.
  4. Rozvrh se odpovídajícím způsobem aktualizuje (pro schválené žádosti).

Vytvoření žádosti jménem zaměstnance

  1. V pohledu rozvrhu klikněte na buňku den/zaměstnanec.
  2. Vyberte Nová žádost.
  3. Vyplňte podrobnosti žádosti.
  4. Uložte.

Export a Import

Export rozvrhu

Ze seznamu rozvrhů:

  1. Přejděte do Plán v hlavním menu.
  2. Klikněte na Export vpravo nahoře.
  3. Vyberte rozvrhy k exportu.
  4. Stáhněte soubor.

Z detailu rozvrhu:

  1. Otevřete detail rozvrhu.
  2. Klikněte na tlačítko exportu v horní liště.
  3. Zvolte formát.
  4. Stáhněte soubor.

Import rozvrhu

  1. Přejděte do Plán v hlavním menu.
  2. Klikněte na Import vpravo nahoře.
  3. Vyberte soubor k importu.
  4. Namapujte datová pole.
  5. Klikněte na Import.

Tipy

  • Důkladně zkontrolujte rozvrh před publikací.
  • Použijte Denní pohled pro kontrolu pokrytí v kritických časech.
  • Komunikujte změny se zaměstnanci včas.
  • Udržujte potřeby aktuální, jak se mění obchodní požadavky.
  • Použijte Doplnit mezery místo regenerování celého rozvrhu po menších změnách.