Práce s rozvrhem¶

Jakmile je rozvrh vytvořen a směny vygenerovány, budete ho potřebovat zkontrolovat, upravit a publikovat. Tento návod pokrývá každodenní úkoly správy rozvrhu.

Režimy zobrazení¶

Rozvrh lze zobrazit v různých pohledech:

Pohled	Popis
Pohled období	Přehled celého období s řádky zaměstnanců a sloupci dnů. Nejlepší pro celkový přehled.
Denní pohled	Detailní pohled na jeden den s časovou osou. Nejlepší pro kontrolu pokrytí v konkrétním čase.
Tabulkový pohled	Tabulková reprezentace. Nejlepší pro rychlé hromadné úpravy.

Přepínejte pohledy pomocí dropdown menu vpravo nahoře.

Připnutí řádků¶

V Denním pohledu můžete řádky ponechat viditelné při posouvání:

Najeďte myší na řádek a klikněte na ikonu špendlíku (Keep this row visible while scrolling) pro připnutí jednoho řádku.
Klikněte na ikonu špendlíku v hlavičce sekce (Keep all rows visible while scrolling) pro připnutí celé sekce.
Opětovným kliknutím (Unpin row / Unpin all rows) připnutí zrušíte.

Filtrování rozvrhu¶

Pomocí panelu filtrů zúžíte, kteří zaměstnanci se v mřížce rozvrhu zobrazují. Filtry lze kombinovat:

Filtr	Popis
Search	Textové vyhledávání podle jména, uživatelského jména nebo názvu smlouvy
Shifts in period	All / With shift / Without shift - zobrazit všechny, jen zaměstnance s alespoň jednou směnou v zobrazeném období, nebo jen zaměstnance bez směny
Show only these people	Omezit mřížku na vybrané zaměstnance
Hide these people	Skrýt vybrané zaměstnance
Skills	Zobrazit jen zaměstnance s alespoň jednou z vybraných dovedností

Kliknutím na Apply filtry použijete, Clear je vymaže. Tlačítko filtru zobrazuje počet aktuálně aktivních filtrů.

Úpravy směn¶

Klikněte pravým tlačítkem na směnu pro otevření kontextového menu s dostupnými akcemi: Edit Shift, Add Shift, Duplicate Shift a Remove Shift.

Přesunutí směny¶

Přetáhněte směnu od jednoho zaměstnance k druhému, nebo z jednoho dne na jiný.

Přidání směny¶

Klikněte na prázdnou buňku v mřížce rozvrhu (nebo klikněte pravým tlačítkem a vyberte Add Shift).
Vyberte směnu z dostupných možností.
Směna je přidána.

Úprava směny¶

Klikněte pravým tlačítkem na existující směnu a vyberte Edit Shift.
Upravte podrobnosti směny (čas začátku, čas konce, časy přestávek).
Uložte změny.

Duplikování směny¶

Klikněte pravým tlačítkem na existující směnu.
Vyberte Duplicate Shift.
Směna se zkopíruje do stejného dne.

Smazání směny¶

Klikněte pravým tlačítkem na existující směnu.
Vyberte Remove Shift.
Potvrďte smazání.

Přestávky v rozvrhu¶

V Denním pohledu se přestávky vykreslují uvnitř bloků směn. Kliknutím pravým tlačítkem na přestávku otevřete její kontextové menu:

Move break - Zadejte nový čas začátku přestávky (Break start). Přestávka musí zůstat uvnitř směny; pokud má přestávka definované povolené okno (viz Přestávky), musí zůstat i uvnitř něj - dialog zobrazuje Allowed between X and Y.
Remove break - Smazat přestávku ze směny.

Break Optimizer¶

Break Optimizer přerozdělí všechny přestávky v rozvrhu tak, aby jich co nejméně probíhalo ve stejný okamžik a pokrytí zůstalo během dne rovnoměrné.

Otevřete pravý panel a klikněte na Break Optimizer.
Potvrďte dialog. Ručně umístěné časy přestávek budou přepsány.
Po dokončení zpráva oznámí, kolik přestávek bylo přesunuto.

Informace o zaměstnanci¶

Najeďte myší na jméno zaměstnance v rozvrhu pro zobrazení rychlého přehledu jeho hodin a dovedností.

Popup zobrazuje:

Pole	Popis
Shifts Hours	Celkový počet hodin z přiřazených směn
Contract Hours	Hodiny požadované smlouvou zaměstnance
Summary	Porovnání (např. 24/24 znamená splněnou smlouvu)
Vacation Hours	Hodiny dovolené v tomto období
Skills	Přiřazené dovednosti zaměstnance

Klikněte na Employee Detail pro otevření kompletního profilu zaměstnance.

Přidání zaměstnanců¶

Pro přidání více zaměstnanců do rozvrhu:

Klikněte na Přidat zaměstnance v horní liště.
Filtrujte podle dovednosti nebo role.
Případně vyhledávejte podle jména.
Použijte TransferList k výběru zaměstnanců.
Klikněte na Přiřadit.

Validace rozvrhu¶

Před publikací validujte rozvrh, abyste se ujistili, že všechna omezení jsou splněna.

Otevřete pravý panel.
Zkontrolujte výsledky validace.
Opravte všechny zvýrazněné problémy.

Validátor kontroluje:

Kontrola	Popis
Soulad se smlouvami	Hodiny, přestávky, doby odpočinku v limitech
Pokrytí potřeb	Všechny požadavky na obsazení splněny
Požadavky na dovednosti	Přiřazení zaměstnanci mají požadované dovednosti
Omezení směn	Směny platné pro přiřazené dny a zaměstnance

Pohled Pokrytí / Poptávka¶

Pohled Pokrytí/Poptávka zobrazuje:

Poptávka - Kolik agentů je potřeba (z potřeb)
Pokrytí - Kolik agentů je naplánováno
Nedostatek - Kde pokrytí nesplňuje poptávku

Použijte tento pohled k identifikaci mezer a upravte rozvrh podle toho.

Pohled Potřeby¶

Pohled Potřeby obrací rozvrh: místo jednoho řádku na zaměstnance zobrazuje jeden řádek pro každou dovednost (potřebu), takže můžete zkontrolovat, jak je každý požadavek na obsazení pokryt během dne.

Otevřete přepínač řádků v levém horním rohu mřížky rozvrhu (nad seznamem zaměstnanců).
Vyberte Potřeby (další možnosti jsou Směny a Dovednosti).
Rozvrh se přepne do Denního pohledu a zobrazí jeden řádek pro každou dovednost.

Každý řádek dovednosti zobrazuje:

Prvek	Popis
Název dovednosti	Dovednost (potřeba), kterou řádek pokrývá, včetně její ikony
Peak required	Nejvyšší počet agentů požadovaných ve stejný okamžik během vybraného dne, na základě vašich potřeb
Ops·h	Celkový počet přiřazených agento-hodin pro tuto dovednost ve vybraném dni
Bloky směn	Směny pokrývající dovednost, vykreslené na časové ose dne. Každý blok zobrazuje název směny, počet agentů (ops) a časový rozsah. Překrývající se směny jsou skládány pod sebe.

Kliknutím na blok směny zobrazíte jeho detail: seznam přiřazených zaměstnanců a, pokud jsou některé pozice stále volné, počet Unassigned (neobsazených).

Řádek se zobrazí pro každou dovednost, která má ve vybraném dni požadavek na obsazení nebo je pokryta alespoň jednou směnou.

Note

Pohled Potřeby je dostupný pouze v Denním pohledu. Výběr Potřeby automaticky přepne rozvrh do Denního pohledu; při návratu do Pohledu období se přepínač vrátí na Dovednosti.

Doplnění mezer¶

Pokud některé potřeby nejsou plně pokryty po ručních úpravách:

Klikněte na Doplnit mezery v pravém panelu.
Solver přidá směny k pokrytí nesplněných potřeb.
Existující přiřazení jsou zachována.

Publikování rozvrhu¶

Když je rozvrh připraven:

Klikněte na Publikovat v horní liště.
Stav rozvrhu se změní na Closed.
Zaměstnanci nyní mohou vidět své směny.

Warning

Publikování odešle notifikace zaměstnancům. Před publikací se ujistěte, že rozvrh je finální.

Předpoklady pro publikaci¶

Všechny validační chyby musí být vyřešeny
Rozvrh musí mít alespoň jednu přiřazenou směnu

Znovuotevření rozvrhu¶

Pokud potřebujete provést změny po publikaci:

Klikněte na Otevřít v horní liště.
Rozvrh se vrátí do editovatelného stavu.
Proveďte změny.
Až bude připraven, publikujte znovu.

Note

Zaměstnanci uvidí aktualizovaný rozvrh po opětovné publikaci.

Stavy rozvrhu¶

Stav	Popis	Dostupné akce
Draft	Vytváří se	Upravovat, Smart Schedule
Prepared	Struktura připravena	Upravovat, Smart Schedule
Calculated	Směny přiřazeny	Upravovat, Validovat, Publikovat
Closed	Publikováno	Zobrazit, Otevřít

Žádosti¶

Zaměstnanci mohou podávat žádosti o volno, změny směn nebo jiné úpravy.

Zobrazení žádostí¶

Přepněte na pohled Požadavky pomocí dropdown menu.
Nebo přistupte přes Lidé > Požadavky v levém menu.

Schválení nebo zamítnutí žádosti¶

Klikněte na žádost.
Zkontrolujte podrobnosti.
Klikněte na Schválit nebo Zamítnout.
Rozvrh se odpovídajícím způsobem aktualizuje (pro schválené žádosti).

Čekající žádost můžete vyřídit i přímo z rozvrhu: v Denním pohledu na ni klikněte pravým tlačítkem a z kontextového menu vyberte Schválit nebo Zamítnout.

Úprava nebo přesun žádosti¶

V Denním pohledu klikněte pravým tlačítkem na žádost pro otevření jejího kontextového menu:

Edit request - Otevře formulář žádosti pro úpravu jejích údajů.
Move request - Zadejte nový čas začátku (Request start) pro přesun žádosti v rámci dne.

Vytvoření žádosti jménem zaměstnance¶

V pohledu rozvrhu klikněte na buňku den/zaměstnanec.
Vyberte Nová žádost.
Vyplňte podrobnosti žádosti.
Uložte.

Export a Import¶

Export rozvrhu¶

Ze seznamu rozvrhů:

Přejděte do Plán v hlavním menu.
Klikněte na Export vpravo nahoře. Otevře se dialog Download Schedule Plan.
Zvolte, čí data exportovat - vyberte Workplace (pracoviště), nebo místo něj User Category Type pro export všech uživatelů dané kategorie.
Zvolte Month a Year a případně zapněte Accounting Export, Needs nebo Close Exported Schedule Plans.
Klikněte na Download.

Z detailu rozvrhu:

Otevřete detail rozvrhu.
Klikněte na ikonu Export (šipka stažení) v pravém panelu.
Zvolte Export CSV nebo Export Excel.
Soubor se automaticky stáhne.

Export vždy obsahuje celé období rozvrhu včetně nepřiřazených směn.

Formát	Obsah
CSV	Jeden řádek na směnu: Datum, Den v týdnu, Zaměstnanec, Login, Název směny, Zkratka, Začátek, Konec, Délka, Odpracované hodiny, Přestávky (min), Dovednosti, Home Office, Dělená směna, Poznámka.
Excel	Dva listy: seznam směn doplněný o informace o rozvrhu (název, pracoviště, období, stav, čas exportu) a matice s jedním řádkem na zaměstnance a jedním sloupcem na každý den období. Nepřiřazené směny jsou v posledním řádku.

Note

Záhlaví sloupců a názvy dnů se exportují v jazyce, který v aplikaci používáte. U dělených směn nezahrnují Odpracované hodiny neplacenou mezeru.

Co export obsahuje¶

Všechny exportované časy jsou v časovém pásmu pracoviště.
Kromě směn export obsahuje i žádosti (absence) zaměstnanců: jeden řádek na den s názvem typu žádosti, jejím stavem a daty celé žádosti (Request dates). V tabulkové matici se žádost zobrazuje zkratkou svého typu (u dosud neschválené žádosti doplněnou o stav).
Accounting Export vytváří mzdový podklad. Kromě pevných mzdových sloupců (dostupných při nakonfigurovaném účetním mapování) doplňuje pro každý typ žádosti dvojici sloupců - název typu a celkový počet dnů - takže vlastní typy absencí vystupují pod svými názvy.

Import rozvrhu¶

Přejděte do Plán v hlavním menu.
Klikněte na Import vpravo nahoře.
Vyberte soubor k importu.
Namapujte datová pole.
Klikněte na Import.

Tipy¶

Důkladně zkontrolujte rozvrh před publikací.
Použijte Denní pohled pro kontrolu pokrytí v kritických časech.
Komunikujte změny se zaměstnanci včas.
Udržujte potřeby aktuální, jak se mění obchodní požadavky.
Použijte Doplnit mezery místo regenerování celého rozvrhu po menších změnách.