E-Mail¶

In Daktela ist eine E-Mail eine einzelne Nachricht — entweder eingehend oder ausgehend. E-Mails befinden sich immer innerhalb eines Tickets. Ein Ticket ist der übergeordnete Vorgang oder Thread, der mehrere E-Mails, Anrufe, Chats und andere Aktivitäten enthalten kann. Sie können in Daktela keine E-Mail ohne Ticket senden: Wenn Sie eine E-Mail senden, ohne ein Ticket zuzuweisen, wird automatisch ein neues Ticket erstellt.

Eine neue E-Mail verfassen¶

Das Starten einer völlig neuen ausgehenden E-Mail erstellt gleichzeitig auch ein neues Ticket.

Über das Hauptmenü¶

Klicken Sie oben im Hauptmenü auf der linken Seite Ihres Bildschirms auf die Schaltfläche Neue E-Mail. Eine neue Registerkarte mit der Bezeichnung Neue E-Mail wird im statischen Panel geöffnet. Füllen Sie die E-Mail-Details wie unter Das E-Mail-Widget beschrieben aus.

Schaltfläche „Neue E-Mail" im Daktela-Hauptmenü

Über das CRM-Modul¶

Sie können eine E-Mail direkt aus einem Kontakt- oder Kontodatensatz im CRM-Modul heraus starten.

Öffnen Sie das CRM-Modul im Hauptmenü und gehen Sie zu Kontakte oder Konten.
Suchen und öffnen Sie den Kontakt oder das Konto, dem Sie eine E-Mail senden möchten.
Klicken Sie auf das E-Mail-Symbol neben der E-Mail-Adresse.

Eine neue Registerkarte mit Ihrer E-Mail wird im statischen Panel geöffnet. Wenn kein Ticket zugewiesen ist, wird beim Senden automatisch eines erstellt.

E-Mails in bestehenden Tickets¶

Wenn Sie bereits innerhalb eines Tickets arbeiten, können Sie E-Mails direkt darin verfassen.

Öffnen Sie das Tickets-Modul über das Hauptmenü und öffnen Sie das Ticket, das Sie bearbeiten möchten. Eine E-Mail ist ein Widget innerhalb des Ticketdetail-Bildschirms.

Um eine E-Mail innerhalb eines Tickets zu starten, verwenden Sie eine der folgenden Methoden:

Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche E-Mail in der oberen rechten Ecke des Tickets. Ein Dropdown erscheint — wählen Sie die gewünschte Empfängeradresse aus oder wählen Sie Andere E-Mail, um eine andere Adresse einzugeben.
Klicken Sie bei einer beliebigen bestehenden E-Mail im Ticket-Thread auf Antworten oder Weiterleiten.

In allen Fällen wird eine neue Registerkarte mit dem E-Mail-Editor im statischen Panel geöffnet.

Verwenden Sie das E-Mail-Widget, um Ihre E-Mail zu verfassen und zu verwalten. Die Kopfzeile des Widgets zeigt die Ticketnummer und den Ticketnamen an (sofern bereits eines zugewiesen ist).

E-Mail-Widget innerhalb eines Tickets

Kopfzeilenfelder¶

Feld	Beschreibung
Warteschlange	Wählen Sie die E-Mail-Warteschlange aus, von der diese E-Mail gesendet werden soll.
Empfänger	Geben Sie einen Empfänger ein oder wählen Sie einen aus. Wenn Sie die E-Mail aus einem Ticket geöffnet haben, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche, um ein Dropdown mit relevanten Adressen zu öffnen. Dasselbe gilt für die Felder Cc und Bcc. Wenn Sie im Hauptfeld mehr als einen Empfänger eingeben, wird nur die erste Adresse mit dem Kontakt im Ticket, in der E-Mail und in der Aktivität verknüpft.
Betreff	Geben Sie eine Betreffzeile ein. Dieses Feld wird vorausgefüllt, wenn Sie auf eine bestehende E-Mail antworten oder sie weiterleiten.

Tip

Wenn Ihr Administrator eine Standardvorlage für die ausgewählte Warteschlange eingerichtet hat, wird sie automatisch in Betreff und Text eingefügt, wenn Sie eine neue E-Mail starten, antworten oder weiterleiten — Sie können sie weiterhin bearbeiten oder über Vorlagen eine andere auswählen. Wenn Sie zu einer anderen Warteschlange wechseln, bevor Sie Änderungen vornehmen, wird der Inhalt auf die Standardvorlage dieser Warteschlange aktualisiert (achten Sie auf das Info-Symbol neben dem Feld Warteschlange); sobald Sie mit dem Bearbeiten begonnen haben, wirkt sich ein Wechsel der Warteschlange nicht mehr auf Ihren Inhalt aus.

Symbolleiste und Aktionen¶

Der Editor für den E-Mail-Text befindet sich im unteren Teil des Widgets, mit einer Formatierungssymbolleiste entlang der Oberkante. Die Symbolleiste enthält eine Schaltfläche Code-Snippet zum Einfügen von syntaxhervorgehobenen Codeblöcken — wählen Sie eine Programmiersprache (zum Beispiel JavaScript, Python oder SQL) und fügen Sie Ihren Code ein; die Formatierung bleibt erhalten, wenn die E-Mail gesendet und später angesehen wird. Unter dem Editor finden Sie die folgenden Aktionsschaltflächen:

Vorlagen — wählen Sie eine Vorlage aus, die in den E-Mail-Text eingefügt werden soll. Suchen Sie über das Suchfeld nach Vorlagen. Wenn Sie eine untergeordnete Vorlage einfügen, wird ihre übergeordnete Vorlage automatisch eingefügt; Sie können eine übergeordnete Vorlage nicht allein einfügen.
Anhänge — wählen Sie Dateien zum Anhängen aus oder ziehen Sie sie per Drag & Drop in den grauen Bereich. Wenn Sie die E-Mail aus einem Ticket geöffnet haben, verwenden Sie Aus Ticket auswählen, um bereits am Ticket vorhandene Anhänge auszuwählen. Die Gesamtgröße aller Anhänge und Inline-Bilder darf 20 MB nicht überschreiten.
Copilot — KI-gestützte Schreibwerkzeuge: Umformulierung, Tonanpassung, Übersetzung und mehr. Weitere Details finden Sie unter Daktela Copilot.
Aufschieben — speichert die E-Mail in Ihren ausstehenden Aktivitäten, damit Sie später darauf zurückkommen können.
Verwerfen — verwirft die E-Mail; ein Bestätigungsdialog erscheint, bevor etwas gelöscht wird.
Planen — öffnet eine Zeitauswahl, damit Sie die E-Mail für eine spätere Zustellung planen können. Siehe Eine E-Mail planen unten.
E-Mail senden — sendet die E-Mail sofort. Wenn kein Ticket zugewiesen wurde, wird automatisch eines erstellt.

Eine E-Mail planen¶

Klicken Sie auf Planen, um eine Zeitauswahl zu öffnen und das Datum und die Uhrzeit auszuwählen, zu der die E-Mail gesendet werden soll.

Dialog zum Planen einer E-Mail mit Schnellauswahl und benutzerdefinierter Datums- und Zeitauswahl Sobald sie geplant ist, wird die E-Mail zu den ausstehenden Aktivitäten verschoben, wo Sie sie bearbeiten, neu planen, sofort senden oder löschen können, bevor sie versendet wird.

Info

Der geplante Versand ist nur verfügbar, wenn die E-Mail-Warteschlange dafür konfiguriert ist. Wenn die Schaltfläche Planen nicht sichtbar ist, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Tip

Sie können benachrichtigt werden, wenn Ihre geplante E-Mail tatsächlich gesendet wird. Gehen Sie zu Mein Profil → Benachrichtigungen und aktivieren Sie die Benachrichtigung Meine geplante E-Mail wurde gesendet.

Eine E-Mail in mehreren Registerkarten bearbeiten¶

Wenn Sie dieselbe E-Mail gleichzeitig in mehr als einer Browser-Registerkarte bearbeiten, bleiben die Registerkarten synchronisiert, damit Sie Ihre Arbeit nicht verlieren. Wenn ein Konflikt zwischen den Registerkarten entsteht, erscheint ein Dialog über dem Editor für den E-Mail-Text, in dem Sie auswählen können, welche Version beibehalten werden soll.

Klicken Sie auf Ihr Wert, um die Version in der aktuellen Registerkarte beizubehalten, oder auf Neuer Wert, um die Version aus der anderen Registerkarte beizubehalten. Die gewählte Version wird automatisch mit der aktuellen Registerkarte synchronisiert.

Wenn es mehr als einen Konflikt gibt, können Sie:

jeden Konflikt einzeln mit der obigen Methode lösen oder
auf Alle Änderungen ignorieren klicken, um alle Daten aus der aktuellen Registerkarte beizubehalten, oder auf Alle Änderungen anwenden, um alle Daten der aktuellen Registerkarte durch die Version aus der anderen Registerkarte zu ersetzen.

Warning

Wenn Sie die Konfliktwarnung schließen, Ihre E-Mail weiter verfassen und dann nach einiger Zeit auf Alle Änderungen anwenden klicken, gehen alle Änderungen verloren, die Sie nach dem Erscheinen der Warnung vorgenommen haben. Sie können sie mit Strg+Z wiederherstellen.