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CRM

Öffnen Sie das CRM-Modul über das Hauptmenü und wählen Sie Kontakte, Konten oder Datensätze.

Kontaktliste

Wenn Sie den Bereich „Kontakte" öffnen, sehen Sie eine Liste Ihrer Kontakte.

Nummerierte CRM-Kontaktliste

  1. Ihre Kontakte filtern.
  2. Optionen für die Massenauswahl öffnen.
  3. Die Kontaktdetails öffnen.
  4. Die Kontodetails öffnen.

  5. Massenvorgänge – erscheinen nur, wenn ein oder mehrere Kontakte ausgewählt sind.

  6. Ändern.

  7. Ausgewählte Kontakte zusammenführen – wenn 2 oder mehr Kontakte ausgewählt sind.
  8. Löschen.
  9. DSGVO-Löschung. Wenn Sie DSGVO-Löschung wählen, werden der CRM-Kontakt und alle zugehörigen Daten gelöscht. Alle mit diesem Kontakt verbundenen Aktivitäten werden anonymisiert, Aufnahmen, Anhänge, Nachrichten, Text aus E-Mails usw. werden physisch entfernt. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
  10. Neuen Kontakt erstellen.
  11. Ihre Kontakte exportieren.
  12. Ihre Kontakte in Datensätze exportieren.
  13. Kontakte importieren.

  14. Aktionen:

  15. Kontaktzusammenfassung.

  16. Kontakt klonen.
  17. Kontakt löschen. Nachdem Sie auf Löschen geklickt haben, wählen Sie, ob Sie den Kontakt einfach löschen oder eine DSGVO-Löschung durchführen möchten, bei der alle mit dem Kontakt verbundenen Daten gelöscht werden. Verwenden Sie die DSGVO-Löschung mit Vorsicht!

Kontaktdetails / Einen neuen Kontakt erstellen

Wenn Sie die Details eines Kontakts öffnen oder einen neuen Kontakt erstellen, besteht der einzige Unterschied darin, dass die Felder beim Öffnen eines bestehenden Kontakts bereits Daten enthalten. Der obere Teil des Kontaktbildschirms ist immer gleich und enthält mehrere Pflichtfelder.

Nummerierte CRM-Kontaktdetails

  1. Eine Liste von Optionen zur Verwaltung von Konten öffnen oder ein neues Konto hinzufügen.
  2. Einen Agenten für diesen Kontakt auswählen.
  3. Auswählen, in welcher Datenbank Sie diesen Kontakt hinzufügen möchten.
  4. Eine offene Aktivität ohne Kontakt mit diesem Kontakt verknüpfen.
  5. Den Änderungsverlauf des Kontakts öffnen.
  6. Zur Kontaktliste zurückkehren.
  7. Den Kontakt speichern.
  8. Das Zusammenfassungsfenster öffnen.

Warning

Felder wie Telefon, E-Mail, Adresse usw. befinden sich in einem benutzerdefinierten Formular direkt unter dem oberen Teil. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie es ausfüllen sollen, wird Ihr Teamleiter oder Administrator Sie durch dieses Formular führen.

Am unteren Rand des Kontaktdetail-Bildschirms befindet sich eine Übersicht über die vergangenen Aktivitäten, Tickets, Datensätze und Anhänge des Kontakts.

Kontenliste

Wenn Sie den Bereich „Konten" öffnen, sehen Sie eine Liste Ihrer Konten.

Nummerierte Kontenliste

  1. Ihre Kontakte filtern.
  2. Optionen für die Massenauswahl öffnen.
  3. Die Kontodetails öffnen.
  4. Filter und Auswahl löschen.

  5. Massenvorgänge – erscheinen nur, wenn ein oder mehrere Kontakte ausgewählt sind.

  6. Ändern.

  7. Ausgewählte Kontakte zusammenführen – wenn 2 oder mehr Kontakte ausgewählt sind.
  8. Löschen.
  9. Neues Konto erstellen.
  10. Stapelimport und -export.

  11. Aktionen

  12. Kontozusammenfassung.

  13. Konto klonen.
  14. Konto löschen.

Kontodetails / Ein neues Konto erstellen

Wenn Sie die Details eines Kontos öffnen oder ein neues Konto erstellen, besteht der einzige Unterschied darin, dass die Felder beim Öffnen eines bestehenden Kontos bereits Daten enthalten. Der obere Teil des Kontobildschirms ist immer gleich und enthält mehrere Pflichtfelder, die mit einem Sternchen markiert sind.

Nummerierte Kontodetails

  1. Eine SLA auswählen oder mit der blauen Schaltfläche eine Liste von Optionen zur Verwaltung von SLAs öffnen. Die hier vorgenommene SLA-Einstellung überschreibt die Kategorie-SLA-Einstellung von Tickets, die zu CRM-Kontakten aus diesem CRM-Konto gehören.
  2. Den Änderungsverlauf des Kontos öffnen.
  3. Zur Kontenliste zurückkehren.
  4. Das Konto speichern.
  5. Das Zusammenfassungsfenster öffnen.

Warning

Felder wie Telefon, E-Mail, Adresse usw. befinden sich in einem benutzerdefinierten Formular direkt unter dem oberen Teil. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie es ausfüllen sollen, wird Ihr Teamleiter oder Administrator Sie durch dieses Formular führen.

Am unteren Rand des Kontaktdetail-Bildschirms befindet sich eine Übersicht über die vergangenen Aktivitäten, Tickets, Datensätze und Anhänge des Kontakts.

Registerkarte Kontakt und Konto

Am unteren Rand des Detailbildschirms befindet sich eine Übersicht über die vergangenen Aktivitäten, Tickets, Datensätze und Anhänge des Kontakts oder Kontos. Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung jeder Registerkarte.

Aktivitäten

Klicken Sie oben in der Tabelle auf die Registerkarte Aktivitäten.

Nummerierte Aktivitäten

  1. Aktivitäten schnell durchsuchen.
  2. Aktivitäten nach Typ filtern. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um weitere Optionen zu öffnen. Sie können mehrere Typen auswählen.
  3. CRM-Kontakt-/Kontodetails öffnen.
  4. Customer Journey – den Verlauf des Kontakts anzeigen.
  5. Aktivitätsdetails öffnen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivitäten.
  6. Aktivität mit Ticket zusammenführen.
  7. Ticket öffnen.

Tickets

Klicken Sie oben in der Tabelle auf die Registerkarte Tickets.

Nummerierte CRM-Tickets

  1. Ticket öffnen.
  2. CRM-Kontakt-/Kontodetails öffnen.
  3. Customer Journey – den Verlauf des Kontakts anzeigen.
  4. Neues Ticket erstellen. Sie können ein Ticket nur aus Kontakten erstellen.

  5. Aktionen:

  6. Ticketzusammenfassung.

  7. Die Verantwortung für das Ticket übernehmen – nur aktiv, wenn das Ticket keinen Inhaber hat.

Datensätze

Klicken Sie oben in der Tabelle auf die Registerkarte Datensätze.

Nummerierte Datensätze

  1. Datensatzdetails öffnen.
  2. CRM-Kontakt öffnen.
  3. Customer Journey – den Verlauf des Kontakts anzeigen.
  4. CRM-Konto öffnen.
  5. Neuen Datensatz erstellen. Wählen Sie den CRM-Datensatztyp aus dem Dropdown-Menü.
  6. Datensatz klonen.

Anhänge

Klicken Sie oben in der Tabelle auf die Registerkarte Anhänge.

CRM-Anhänge

  1. Anhang öffnen.
  2. Einen Anhang hochladen oder Dateien per Drag & Drop in den grauen Bereich um die Schaltfläche „Dateien auswählen" ziehen.
  3. Anhang löschen.

Kontakt- oder Kontozusammenfassung

Die Kontakt- oder Kontozusammenfassung ist eine Funktion, bei der Sie mit einem einzigen Klick eine Übersicht über die mit dem Kontakt oder Konto verbundenen Aktivitäten erzeugen.

  1. Sie können die Zusammenfassung aus der Liste der Kontakte oder Konten öffnen, indem Sie auf die Schaltfläche Zusammenfassen klicken:

Schaltfläche Zusammenfassen 2. Sie können die Zusammenfassung direkt in den Kontakt- oder Kontodetails öffnen.

Zusammenfassung in Kontaktdetails

Das Fenster „Ticketzusammenfassung" wird geöffnet. Sie sehen eine Übersicht über die neuesten Aktivitäten des Kontakts oder des Unternehmens.

Zusammenfassungsfenster

  1. Sprache ändern. Die Ergebnisse werden in der Sprache angezeigt, die Sie für Ihr Daktela-Konto eingestellt haben. Wenn Sie die Sprache ändern möchten, klicken Sie auf die Flaggen-Schaltfläche und wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache.
  2. Den Zusammenfassungstext kopieren.
  3. Mit den Daumen-Symbolen können Sie Feedback geben, ob Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind oder nicht.

Kontakte oder Konten zusammenführen

Um Kontakte oder Konten zusammenzuführen, öffnen Sie Ihre Kontakt- oder Kontenliste.

  • Wählen Sie 2 oder mehr Kontakte oder Konten aus und klicken Sie oben in der Tabelle auf die Schaltfläche Zusammenführen:
  • Das Fenster „Kontakte/Konten zusammenführen" wird geöffnet:

  • Wählen Sie aus, welche Informationen zusammengeführt werden sollen.

  • Im oberen Teil mit Optionsfeldern können Sie pro Zeile nur 1 Option auswählen.

  • Im unteren Teil mit Kontrollkästchen können Sie so viele Informationen auswählen, wie Sie möchten.

Warning

Warnung

Alle Informationen, die Sie nicht auswählen, werden nicht zusammengeführt und daher gelöscht.

Wichtig: Beim Zusammenführen von Kontakten behält der resultierende Kontakt den eindeutigen Namen des ältesten beteiligten Kontakts. Alle mit den anderen zusammengeführten Kontakten verknüpften Links funktionieren nicht mehr.

Info

Welche Felder Sie im unteren Teil sehen, hängt davon ab, welche benutzerdefinierten Felder Ihr Teamleiter oder Administrator eingerichtet hat.

  • Wenn Sie mit der Auswahl Ihrer Informationen fertig sind, klicken Sie unten rechts im Fenster „Zusammenführen" auf Kontakte/Konten zusammenführen.

Kontakte, Konten oder Datensätze filtern

Um einen Filter einzurichten, klicken Sie oben links in der Kontakt-, Konten- oder Datensatzliste auf die Schaltfläche Filter. Das Suchfenster wird geöffnet. Definieren Sie Ihren Filter und klicken Sie unten im Fenster auf Suchen, um den Filter anzuwenden. Sie können Ihren Filter mithilfe von Filterschemata speichern.

Filterschemata

Sie können einen Filter speichern, um ihn in Zukunft mithilfe von Filterschemata wiederzuverwenden. Definieren Sie Ihren Filter und klicken Sie auf Speichern als. Geben Sie den Titel Ihres Schemas ein und klicken Sie auf Speichern. Klicken Sie unten im Fenster auf Suchen, um den Filter anzuwenden. Über das Dropdown-Menü neben der Schaltfläche Filter können Sie schnell auf Ihr gespeichertes Filterschema zugreifen. Klicken Sie auf den Schematitel, um es anzuwenden.

CRM-Datensatzliste

Wenn Sie den Bereich „CRM-Datensätze" öffnen, sehen Sie eine Liste Ihrer CRM-Datensätze. Verwenden Sie Datensätze, um Ihre Kundendaten wie Verträge, Dokumente und alle anderen ergänzenden Informationen zu speichern.

CRM-Datensatzliste

  1. Ihre Kontakte filtern.
  2. Optionen für die Massenauswahl öffnen.
  3. Datensatzdetails öffnen.
  4. Die Kontaktdetails öffnen.
  5. Die Kontodetails öffnen.
  6. Ausgewählte Datensätze im Stapel ändern – wenn ein oder mehrere Datensätze ausgewählt sind.
  7. Ausgewählte Datensätze im Stapel löschen – wenn ein oder mehrere Datensätze ausgewählt sind.
  8. Neuen Datensatz erstellen. Wählen Sie einen CRM-Datensatztyp aus der Dropdown-Liste.
  9. Stapelimport und -export.
  10. Kontakt klonen.
  11. Kontakt löschen.

Datensatzdetails / Einen neuen Datensatz erstellen

Verwenden Sie Datensätze, um Ihre Kundendaten wie Verträge, Dokumente und alle anderen ergänzenden Informationen zu speichern. Wenn Sie die Details eines Datensatzes öffnen oder einen neuen Datensatz erstellen, besteht der einzige Unterschied darin, dass die Felder beim Öffnen eines bestehenden Datensatzes bereits Daten enthalten. Der obere Abschnitt des Datensatzdetail-Bildschirms enthält grundlegende Informationen, wobei Pflichtfelder mit einem Sternchen markiert sind.

CRM-Datensatzdetails

  1. Klicken Sie auf das Dropdown-Symbol, um eine Liste von Optionen für Kontakt, Konto und Ticket zu öffnen. Wenn das Feld leer ist, erscheint anstelle des Dropdown-Symbols ein +-Symbol. Klicken Sie darauf, um einen neuen Eintrag zu erstellen.

  2. Detail – den Eintrag ohne Bearbeitung öffnen.

  3. Aktualisieren – die Eintragsdetails mit aktivierter Bearbeitung öffnen.
  4. Erstellen – einen neuen Eintrag hinzufügen.
  5. Den Änderungsverlauf des Datensatzes öffnen.

Warning

Benutzerdefinierte Felder Der mittlere Abschnitt enthält benutzerdefinierte Felder, die von Ihrem Teamleiter oder Administrator erstellt wurden. Bitte wenden Sie sich an diese, wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie diesen Abschnitt ausfüllen sollen.

Der untere Abschnitt des Datensatzdetail-Bildschirms enthält Anhänge.

CRM-Datensatzanhänge

  1. Anhang herunterladen.
  2. Eine Datei zum Hochladen auswählen oder Dateien per Drag & Drop in den grauen Bereich um die Schaltfläche „Dateien auswählen" ziehen.
  3. Anhang löschen.