Hromadné operace | Daktela Documentation

Hromadné úpravy

Hromadné úpravy můžete provést ve většině seznamů v Daktele (např. CRM, Tickety, Znalostní báze, Kampaňové záznamy, Reporty atd.)

Vyberte položky, které chcete hromadně upravit, zaškrtnutím polí na začátku každé řádky.
Kliknutím na tlačítko Změnit otevřete dialogové okno Hromadná úprava.
Nastavte změny: u každého pole z rozbalovacího seznamu vyberte Žádná změna, Prázdné, nebo Změnit na a do pole vedle rozbalovacího seznamu zadejte hodnotu, na kterou chcete záznam změnit.
Klikněte na Změnit v pravém dolním rohu.
Vyčkejte na dokončení procesu. Poté klikněte na Načíst nová data nad seznamem položek.

Sloučení

Sloučit položky můžete v seznamech CRM Kontaktů a Společností a v Ticketech.

Vyberte položky, které chcete sloučit, zaškrtnutím polí na začátku každé řádky.
Kliknutím na tlačítko Sloučit otevřete dialogové okno Sloučení.
Vyberte informace, které chcete přenést do sloučené položky.
- V řádcích s přepínači můžete vybrat pouze jednu položku. Informace, které nevyberete, budou ztraceny!
- V řádcích se zaškrtávacími políčky můžete vybrat libovolné množství.
- Kliknutím na Vlastní úpravy se vám otevře možnost pro vlastní úpravy informací ticketu.
Klikněte na Sloučit v pravém dolním rohu.

Hromadné smazání

Hromadné smazání můžete provést ve většině seznamů v Daktele (např. CRM, Tickety, Znalostní báze, Kampaňové záznamy, Reporty atd.)

Vyberte položky, které chcete hromadně smazat, zaškrtnutím polí na začátku každé řádky.
Kliknutím na tlačítko Smazat otevřete dialogové okno Mazání.
Smazání potvrďte kliknutím na Smazat.
Vyčkejte na dokončení procesu. Poté klikněte na Načíst nová data nad seznamem položek.

Hromadná anonymizace

Od verze 6.21 lze hromadně anonymizovat v CRM Kontaktech, Ticketech, Výpisech → Interakcích a Výpisech → Aktivitách.

V CRM Kontaktech a Ticketech označte položky v seznamu, které chcete anonymizovat, a klikněte na tlačítko GDPR výmaz/Smazat tickety a anonymizovat aktivity nad seznamem.

Ve Výpisech nejdříve vyfiltrujte interakce nebo aktivity, které chcete anonymizovat, a poté klikněte na tlačítko Anonymizovat nad seznamem.

Anonymizovaná data budou z vaší domény vymazána, ale jejich název zůstane v databázi domény.

Export

Exportovat položky můžete ve většině seznamů v Daktele.

Klikněte na tlačítko Export nad seznamem. Otevře se dialogové okno Export.
Vlevo je seznam polí, které lze vyexportovat – ty tvoří sloupce souboru, který bude vyexportován.
- Nastavte pořadí sloupců zadáním čísel k jednotlivý polím, která chcete exportovat. Vyexportována budou pouze pole s čísly. Chcete-li vyexportovat všechna pole ve výchozím pořadí, nezadávejte žádná čísla.
- Kliknutím na šipky zobrazíte další pole. Rozšířená pole se vyexportují, pouze pokud k nim zadáte číslo určující pořadí sloupce.
- Máte-li vlastní pole a chcete je vyexportovat, naleznete je na konci seznamu.
Vpravo nastavte obecná nastavení exportu:
- Zadejte vlastní název souboru v poli Jméno souboru.
- Exportovat unikátní název: zapněte, chcete-li vyexportovat i unikátní názvy.
- Automatické stahování: zapněte, chcete-li po kliknutí na Export automaticky stáhnout soubor.
- Formát výstupu: zapněte, chcete-li pole vyexportovat s formátováním – např. časy: 72 → 00:01:12, směr: in → Incoming etc.
- Typ exportu: vyberte XLSX nebo CSV.
- Separátor pro volitelné pole s multi hodnotami: zadejte separátor, který se použije, když vaše vlastní pole budou mít více hodnot.
Když nastavíte pořadí sloupců a obecná nastavení exportu, můžete si Uložit nastavení do exportního schématu, abyste je mohli příště použít znovu. Poté zahajte stahování exportního souboru kliknutím na tlačítko Export v dolní částí dialogového okna.

Exportní schémata

Pokud potřebujete často exportovat soubory se stejnými nastaveními, uložte si je do schématu a ušetřete tak příště čas.

Nastavte export dle instrukcí výše.
Než v posledním kroku kliknete na Export, klikněte na Uložit jako v horní části dialogového okna.
Zadejte název schématu a klikněte na Uložit.
Když budete příště exportovat, můžete proces zahájit:
- přímo ze seznamu položek. Vyberte svoje schéma z rozbalovacího seznamu na tlačítku Export:
- z dialogového okna Export. Vyberte svoje schéma a klikněte na Export.

Import

Klikněte na tlačítko Import v pravém horním rohu seznamu. Otevře se dialogové okno Import.

Krok 1

Stáhněte šablonu ve formátu .xlsx nebo .csv, případně použijte vlastní soubor. Pokud však budete mít sloupce v jiném pořadí, budete je muset v dalších krocích importovacího procesu manuálně spárovat.
Vyplňte nebo nakopírujte do importovacího souboru data.
Soubor vyberte nebo ho přetáhněte do dialogového okna Import. Klikněte na Další.

Krok 2

Nastavte import.

Použít první řádek: zvolte Ano, pokud vaše data nemají nadpisy a chcete importovat i první řádek.
Importovat unikátní název: zvolte Ano, pokud má importovaný soubor sloupec s unikátními názvy. Pokud používáte šablonu, ta sloupec s unikátním názvem neobsahuje.
Kontrola duplicit: zvolte Ano, pokud chcete kontrolovat, zde existují duplicitní záznamy. Ve výchozím nastavení se kontroluje Název. Pokud importujete jedinečný název, kontroluje se ten.
Přeskočit existující záznamy: zvolte Ano, pokud chcete duplicitní záznamy přeskočit. Pokud zvolíte Ne, co se stane při nalezené duplicitě můžete nastavit v dalším kroku.
Separátor pro volitelné pole s multi hodnotami: pokud jsou všechny vaše hodnoty volitelných polí s multi hodnotami v jednom sloupci, zvolte separátor.

Klikněte na Další pro pokračování na další krok.

Krok 3

Přetáhněte sloupce vaší tabulky vpravo do příslušných polí vlevo. Pokud jste použili šablonu, sloupce již budou nastavené správě automaticky. Použijte šedá tlačítka nad názvy vašich sloupců, chcete-li přiřadit sloupce dle názvu, dle pořadí nebo přiřazení zrušit.

Pokud jste v minulém kroku nastavili Kontrolu duplicit na Ano a Přeskočit existující záznamy na Ne, zvolte, zda chcete v případě duplicitní hodnoty pole Přepsat nebo Přidat nový záznam.

Klikněte na Další pro pokračování na další krok.

Krok 4

Zobrazí se přehled záznamů připravených k importu. V tomto kroku můžete Uložit nastavení do importního schématu pro použití v budoucnosti. Zadejte Název schématu a klikněte na tlačítko Vytvořit.

Import zahájíte kliknutím na tlačítko Import.

Vyčkejte, než se proces dokončí. Pokud proběhne správně, v horní části stránky se zobrazí notifikace. Klikněte na tlačítko Načíst nová data, aby se vaše nové záznamy zobrazily v seznamu.

Pokud došlo během importu k chybám, automaticky se stáhne soubor s chybami. Opravte chyby a celý proces dle potřeby opakujte.

Importní schémata

Pokud potřebujete často importovat soubory se stejnými nastaveními, uložte si je do schématu a ušetřete tak příště čas.

Nastavte import dle instrukcí výše.
Než v posledním kroku kliknete na Import, klikněte na Vytvořit v horní části dialogového okna.
Když budete příště exportovat, můžete proces zahájit přímo ze seznamu položek. Vyberte svoje schéma z rozbalovacího seznamu na tlačítku Import:
Vyberte soubor pro import a klikněte na Další. Přejdete rovnou na Krok 4 importovacího procesu.

Požadavky pro soubor k importu

Kódování:

.csv – požadované kódování UTF8
.xlsx – standardní kódování Excel

Typy polí

Buňky musí být před uložením souboru formátované jako text.

Počet polí

Doporučený maximální počet polí je 25, tedy sloupce A–Z. V některých případech se nemusí import s více poli zdařit.

Oddělovač polí

✔️ čárka nebo středník (, ;)
❌ tab, mezera, další oddělovače

Oddělovač pro pole s více hodnotami

Během nastvení importu můžete vybrat, který oddělovač jste ve svém souboru použili. Doporučujeme používat čárky, tečky nebo středníky (, . ;).

Export z CRM do záznamů

Otevřete si CRM → Kontakty.

Klikněte na Export do záznamů nad seznamem. Otevře se dialogové okno Export do záznamů.

Kontrola duplicit: Ve výchozím nastavení je duplicita kontrolována podle telefonního čísla.
Separátor pro vlastní pole s multi hodnotami: Používá se při importu několika polí CRM do vlastního pole záznamu s jednou hodnotou. Pokud může mít vlastní pole záznamu více hodnot, nastaví se každá hodnota samostatně.
Typ záznamu: zvolte do kterého záznamu chcete exportovat vaše kontakty.
Uživatel: zvolte uživatele kterého chcete přiřadit k záznamu nebo zvolte žádný.
Statusy: zvolte status pro záznam.
Akce: zvolte jedu ze čtyř možností – Nepřiřazeno, Hotovo, Přeplánováno a Volat okamžitě.
Pole: spárujte pole kontaktu s poli záznamu.

Klikněte na Export do záznamů pro dokončení exportu kontaktů.

Export rozhodovacího stromu

Tato akce vytvoří soubor SQL pro vybrané rozhodovací stromy včetně jejich rozhodnutí a akcí, abyste je mohli přenést do jiné databáze. Vytvoří také soubor se závislostmi (např. frontami), které budete muset přenést ručně. Dávejte prosím pozor na ID a ujistěte se, že v cílové databázi nejsou převzata příslušná ID.